Региональный фонд капитального ремонта многоквартирных домов Брянской внедрил СЭД «Этлас» версии 6.6

2022: Установка ЭДО «Этлас» 6.6

Унитарная некоммерческая организация «Региональный фонд капитального ремонта многоквартирных домов Брянской области» использует систему электронного документооборота «ЭТЛАС». Об этом компания Этлас-Софт (Atlas Soft) сообщила 1 февраля 2022 года.

Обеспечение устойчивого функционирования системы капитального ремонта общего имущества многоквартирных домов — сложная задача. Она требует скоординированной работы многих служб при соблюдении целевого и рационального расходования бюджетных средств.

Доказано, что системы электронного документооборота кардинально повышают качество управления в таких сложных областях деятельности. ЭДО позволяет организации:

• ускорить согласование проводимых мероприятий и принятие решений;
• контролировать исполнение поручений в режиме реального времени;
• оперативно получать информацию о возникающих в деятельности организации проблемах и своевременно разрешать их;
• эффективнее работать с обращениями граждан, сократить сроки их рассмотрения.

Кроме этого электронный документооборот позволяет текущие снизить расходы на ведение делопроизводства, что для бюджетных организаций, таких как Региональный фонд капитального ремонта, очень важно.Бизнес уходит в облако: стратегии и подходы

Выбирая для своего электронного документооборота программное обеспечение «Этлас», специалисты Регионального фонда капитального ремонта отметили в числе прочих плюсов простоту процедуры развёртывания системы, её настройки и адаптации к потребностям конкретной организации.

На первом этапе внедрения специалисты разработчика программы обследовали существующий бумажный документооборот Регионального фонда. Работа проводилась удалённо: специалисты фонда заполнили опросные анкеты, с ними были проведены консультации в удалённом формате.

После анализа собранной информации и установки программного обеспечения «Этлас» версии 6.6 в комплектации «Стандарт» была проведена первичная настройка системы:

• сформированы и зарегистрированы учётные записи пользователей и групп пользователей;
• построена структура архива документов с распределёнными правами доступа;
• заведены необходимые справочники;
• сформированы карточки для различных типов документов;
• настроены правила автоматической нумерации, наименования и размещения документов;
• разработаны бизнес-процессы.

Специалисты техподдержки «Этлас» проинструктировали сотрудников Регионального фонда, рассказали об особенностях работы в системе электронного документооборота, обучили системного администратора.

Внедрение ЭДО сразу же уменьшило количество бумаг на рабочих местах сотрудников Регионального фонда. Теперь освободившееся от работы с бумажными документами время они уделяют решению производственных задач

2019: Внедрение СЭД «Этлас»

18 октября 2019 года компания Atlas Soft сообщила, что Региональный фонд капитального ремонта многоквартирных домов Брянской области начал работу в СЭД «Этлас». Деятельность фонда капитального ремонта сопряжена со стабильным потоком различного вида документов. В связи с периодически возникающими проблемами, связанными с затруднением хранения большого количества документации и быстрого поиска нужных документов было решено автоматизировать данную деятельность. Для организации прозрачного документооборота фонда руководством было принято решение о переходе на электронное делопроизводство. Внедряемая система должна была удовлетворять ряду требований, а именно:

• Наличие возможности сформировать единую структуру хранения и учета документов фонда с разбиением по подразделениям и отделам.
• Обеспечение контроля и ускорения процесса согласования всех видов документов.
• Обеспечение контроля исполнения поручений.
• Автоматизация процессов регистрации входящих и создания исходящих документов.
  • Наличие легких и в тоже время гибких инструментов для самостоятельного разворачивания и настройки системы.
  • Возможность использования конкурентных лицензий, для привлечения максимального количества пользователей к работе в системе.
  • Функциональность системы не должна была уступать лидерам рынка СЭД.

После проведенного анализа рынка систем электронного документооборота было принято решение о внедрении системы «Этлас», так как она полностью подошла под требуемые критерии.

В ходе разворачивания и настройки системы специалисты фонда самостоятельно:

• Сформировали структуру хранилища документов фонда.
• Зарегистрировали пользователей и сформировали группы пользователей с распределением прав доступа к различным частям архива документов.
• Сформировали карточки для всех типов хранимых в системе документов.
• Разработали ряд маршрутов регистрации и согласования входящих, исходящих и внутренних документов, в которых задействовали сотрудников различных отделов.
• Сформировали процесс автоматизации контроля исполнения поручений.

Результатом перехода на систему электронного документооборота «Этлас» стало построение единого информационного пространства фонда за счет формирования общего архива документов и подключения к работе в системе всех сотрудников фонда как принимающих участие в делопроизводстве, так и сотрудников, которым требуется доступ к документам. За счет этого в разы упростилась работа канцелярии и общего отдела. Ускорилось взаимодействие между отделами фонда за счет отказа от передачи оригиналов из отдела в отдел и использования автоматического контроля срока исполнения задачи с уведомлениями для каждого участника процесса обработки. В результате внедрения ряда бизнес-процессов руководство фонда получило возможность отслеживать, в режиме реального времени, исполнение данных им поручений и на основе этой информации оперативно принимать решения.