СЭД для крупнейшего железнодорожного оператора грузов в России

Digital Design завершила в ноябре 2011 года проект по внедрению системы электронного документооборота в «Первой грузовой компании». В СЭД на платформе DocsVision работают более 2 300 пользователей в центральном аппарате и 14 филиалах крупнейшего железнодорожного оператора грузов в России.

Вадим Крушинских, начальник Департамента управления делами ОАО «Первая грузовая компания», комментирует: «При реализации этого проекта мы стремились решить три основные задачи. Во-первых, нам необходимо было организовать быстрый оборот и сохранность документов, начиная с их поступления в компанию и заканчивая исполнением, что в условиях большого объема документов и значительного количества причастных должностных лиц является важной задачей любого крупного предприятия. Во-вторых, повысить оперативность и качество принятия управленческих решений и их реализации. И наконец, важной целью является снижение трудозатрат на подготовку, обработку, сопровождение документов, а также получение справочной информации о состоянии документа и его исполнении. В настоящее время внедренная СЭД отвечает поставленным целям. Тем не менее, система находится в постоянном развитии с учетом повышения функциональности как ее отдельных элементов, так и разработки и внедрения новых модулей, возможностей решения для максимально полного удовлетворения интересов бизнеса компании».

Проект по внедрению СЭД в «Первой грузовой компании» начался в 2009 году. На первом этапе специалисты Digital Design автоматизировали основные процессы делопроизводства, в том числе регистрацию корреспонденции и внутренних документов, их доставку пользователям, согласование договоров. При этом к системе были подключены более 100 человек в центральном аппарате «Первой грузовой компании» и по несколько сотрудников из каждого филиала. На следующих этапах было организовано увеличение числа сотрудников, осуществляющих в системе работу с документами. Для этого эксперты Digital Design подключили к СЭД пользователей филиалов — более 2 000 человек.

В настоящее время в СЭД реализованы схемы подготовки и согласования договорной, внутренней и организационно-распорядительной документации, автоматизирована канцелярия, обеспечен контроль исполнения управленческих решений на всех уровнях управления. В системе создано электронное хранилище документации, в том числе договорной.

В планах развития СЭД — интеграция с корпоративными программами, в том числе проект по удаленному согласованию ставок контрагентов компании с последующим согласованием договорной документации в СЭД, что позволит существенно сократить сроки ее предоставления клиентам ОАО «ПГК». Кроме того, планируется внедрение технологий, позволяющих перевести внутренний документооборот компании с графических копий на текстовое представление с использованием электронно-цифровой подписи.

Рассказывает Олег Грешнев, директор департамента корпоративных систем Digital Design: «ОАО «ПГК» является крупнейшим железнодорожным оператором грузов в России и имеет большую филиальную сеть, поэтому очень важно было повысить эффективность доставки ключевых бизнес-приложений, к которым, в том числе, относится и СЭД. Система электронного документооборота на базе DocsVision установлена в вычислительном центре «Первой грузовой компании» в Москве, а все подразделения работают через терминальный доступ. Такая схема обеспечивает быстрое подключение к СЭД удаленных подразделений и простоту администрирования системы. Кроме того, решение способствует высокой степени защиты, так как информация хранится и обрабатывается в защищенном центре, а не на компьютерах пользователей».

В 2012 году проект был продолжен и закуплено дополнительно 680 лицензий.