ЛАНИТ автоматизировал документооборот управляющей компании ОАО «Особые экономические зоны»

Специалисты компании ЛАНИТ завершили проект, в рамках которого более чем на 200 рабочих станциях ОАО «Особые экономические зоны» была развернута система управления документами и отчетностью предприятия LanDocs. Система обеспечила возможность работы в территориально распределенной среде и поддержку полного комплекса средств защиты информации (ЭЦП, шифрование). Полностью автоматизированы процессы документооборота входящей и исходящей корреспонденции, организационно-распорядительных документов, служебной переписки, протоколов совещаний, договорной, проектной и технической документации.

В ходе проекта для заказчика проведен анализ методической базы документооборота, обследованы административные процессы, связанные с обработкой документов, подготовлены регламенты для сотрудников, работающих в системе электронного документооборота и электронном архиве. Важной составляющей проекта стал перенос на новую платформу массива документации, накопленной за три года в установленной прежде СЭД на платформе Lotus Notes.

Потребность внедрения современной системы документооборота в ОАО «Особые экономические зоны» обоснована интенсивностью деловой переписки, большими объемами разнородной документации, необходимостью соблюдения условий конфиденциальности, а также высокими требованиями к точности и своевременности выполнения формальных процедур. LanDocs полностью отвечает этим требованиям, кроме того, сжатые сроки внедрения позволили свести к минимуму возможные помехи для бизнес-процессов.

Задачи

Целями проекта являются:

• систематизация процессов управленческого документооборота;
• автоматизация процедур контроля исполнения документов;
• совершенствование учета документов и облегчение поиска;
• снижение трудоемкости работы исполнителей.

Техническое задание включает проведение комплекса аналитических работ:

• анализ методической базы ДОУ;
• обследование ряда административных процессов, связанных с обработкой документов;
• разработку проекта регламента работы сотрудников в СЭД и электронном архиве.

Кроме того, исполнитель должен будет обеспечить возможности работы в территориально-распределенной среде и поддержку полного комплекса средств защиты информации (ЭЦП, шифрование).

Объем

Автоматизацией будут подвергнуты процессы документооборота входящей-исходящей корреспонденции, организационно-распорядительных документов, служебной переписки, протоколов совещаний, договорной, проектной и технической документации. В проекте внедрения СЭД будут участвовать сотрудники всех уровней: от руководителей высшего звена до делопроизводителей и работников структурных подразделений.

Мнения в преддверии

Заказчик

«Интенсивная деловая переписка, работа с большими объемами разнородной документации, условия конфиденциальности, высокие требования к точности и своевременности выполнения всех формальных процедур – всё это требует от сотрудников Управляющей компании высокого уровня исполнительской дисциплины. Обеспечить его можно только с помощью современных систем управления документооборотом, – отметил генеральный директор управляющей компании «ОЭЗ» Игорь Косов. – Внедрение системы LanDocs даст системный организующий эффект, благодаря которому привычная работа будет выполняться более оперативно и уверенно».

Интегратор

Владимир Грибов, исполнительный директор ЗАО «ЛАНИТ»: «Проекты внедрения СЭД в управляющих компаниях представляют для разработчика СЭД особую ценность, так как в них происходит встреча поневоле упрощенной схемы управления информацией, предлагаемой авторами ПО, с живыми задачами конкретного экономического субъекта, для которого управление – основная миссия».