«Нергеопром» выбрала систему «Дело» для внутреннего документооборота

2020: Внедрение внутреннего электронного документооборота

«Нергеопром» выбрала систему «ДЕЛО». Об этом Электронные офисные системы (ЭОС) сообщили 1 октября 2020 года.

Развертывание системы «ДЕЛО» в компании «Нергеопром» – один из проектов, реализованный заказчиком самостоятельно при консультационной поддержке регионального партнера ЭОС. В данном случае поставщиком ПО и консультантом выступила барнаульская компания «КС-Консалтинг», а все работы по установке и настройке выполнены специалистами ООО «Нергеопром». Несмотря на сравнительно небольшой бюджет, заказчику удалось решить приоритетные на момент старта проекта задачи: обеспечить доступ в СЭД сотрудникам, задействованным в документных процессах, и оптимизировать внутренний документооборот.

Решение о переводе внутреннего документооборота в электронный формат организация приняла в 2019 году. Рассмотрев имеющиеся на рынке предложения, компания сделала выбор в пользу СЭД «ДЕЛО».

Первоначально система тестировалась в демо-версии. После детального изучения функций системы представители «Нергеопром» обратились в «КС-Консалтинг» с просьбой просчитать стоимость проекта в различных вариантах его реализации. Были предложены на выбор два способа развертывания СЭД: стандартный (установка и настройка специалистами интегратора с обучением сотрудников заказчика) и покупка лицензий с самостоятельным внедрением при консультационной поддержке.

Выбран был второй вариант, что позволило сэкономить на услугах интегратора. Кроме этого, уменьшить бюджет проекта удалось за счет частичной закупки конкурентных лицензий на подсистему «Дело-Web» в дополнение к лицензиям гарантированного обслуживания. Конкурентный вид лицензирования устанавливает число пользователей, одновременно работающих в СЭД, и специалисты в этом случае могут использовать систему в режиме «разделения времени». Также была установлена опция «Сканирование без распознавания» и разработанное «КС-Консалтинг» приложение «Мониторинг документов». «Мониторинг» уведомляет пользователя о событиях, и он «занимает» рабочее место в СЭД только тогда, когда появляются актуальные документы или поручения для него.

Специалисты «КС-Консалтинг» консультировали заказчика в ходе установки и настройки системы, а также помогли решить некоторые практические вопросы. Подобная схема внедрения СЭД может применяться, как правило, в организациях с относительно небольшим количеством пользователей и при наличии у клиента персонала необходимой квалификации. Кроме того, бизнес-процессы должны соответствовать «коробочным» возможностям СЭД без специальной доработки под специфику предприятия. В ООО «Нергеопром» присутствовали все эти условия, что позволило внедрить систему с минимальными затратами.