IBS роботизировала процесс сверки данных для «Леруа Мерлен» на базе решений UiPath и Abbyy

2021: Роботизация процесса сверки данных на базе решений UiPath и Abbyy

Международная сеть строительных гипермаркетов «Леруа Мерлен» внедрила RPA-систему UiPath для поиска расхождений в бухгалтерской отчетности с помощью специалистов IBS. Теперь программные роботы без участия человека обрабатывают около 90% документов компании в системе электронного документооборота, а также большую часть бумажных документов, которая предварительно передается на распознавание в ABBYY FlexiCapture. По результатам проекта удалось снизить нагрузку на бухгалтерию, увеличить скорость обработки документов, а также своевременно обнаружить ошибки в сверке, сообщили 8 июня 2021 года в компании IBS.

«Леруа Мерлен» работает с тысячами российских и зарубежных поставщиков: производителями отделочных материалов, мебели, товаров для дома и сада. Это сопровождается документооборотом в сотни тысяч документов в месяц, из которых более 12 тысяч требуют сверки только из-за расхождений в закупочных ценах. Сверка документов и согласование сумм при расхождениях отнимали у бухгалтерии «Леруа Мерлен» много времени ввиду большого числа поставок. В результате компания решила автоматизировать рутинные и повторяющиеся задачи, а также перенаправить ранее задействованный персонал на другие процессы. Исполнителем была выбрана компания IBS, имеющая успешный опыт внедрения RPA.

Разработка программных роботов на базе платформы UiPath заняла примерно два с половиной месяца. Затем IBS внедрила и настроила их. Основная задача роботов — выполнение сверки по электронным и бумажным документам. Также была выполнена интеграция решения с корпоративными ресурсами «Леруа Мерлен»: ERP-системой Oracle и платформой для электронного документооборота Directum.

Одновременно с настройкой роботов специалисты ABBYY внедрили платформу для интеллектуальной обработки информации ABBYY FlexiCapture. Решение ABBYY работает с роботами в связке: они выгружают сканы документов в формате PDF из Directum, а ABBYY FlexiCapture классифицирует документы, определяет, есть ли указанные артикулы в базе данных, и передает информацию в UiPath. При необходимости верификации результатов распознавания и согласования расхождений к процессу подключаются ответственные специалисты из бухгалтерии.

Интеллектуальное решение на базе технологий UiPath и ABBYY автоматически сверяет цены на товары в документах от поставщиков с данными в учетной системе «Леруа Мерлен», включая бумажные счета-фактуры, товарные накладные и УПД, находит различия и вносит корректировки в закупочные цены, чтобы информация о стоимости товаров всегда была актуальной. Роботы делают видимыми расхождения при сверке, позволяя оперативно принять меры по их устранению, и значительно ускоряют процессы.

«В рамках проекта были проведены замеры времени. Оказалось, что программные роботы экономят от 200 до 340 рабочих часов в неделю — чистая экономия составляет 5-8,5 FTE. Процесс сверки данных ускорился примерно в четыре раза», — сообщил Ростислав Братухин, начальник отдела роботизации и управления контентом IBS.

«Политика «Леруа Мерлен» — «Низкие цены каждый день», поэтому они меняются постоянно. Мы можем обновить стоимость сегодня, в этот же день поставщик доставит товар в магазин, и в этот же день он окажется в руках нашего клиента. В таком режиме ИТ-системы не всегда успевают обновлять закупочные цены. Благодаря роботизации существенно увеличилась скорость обработки документов, согласование с отделом закупок и упростился весь процесс менеджмента этого бизнес-процесса. Теперь на бухгалтерах в среднем 10% вычитки и сверки цифр — 90% задач роботы решают самостоятельно. Это позволяет избежать расхождений в бухгалтерской отчетности и закрывающих документах, тем самым повышая уровень бухгалтерского сервиса нашим поставщикам, а также гарантирует нашим покупателям доступность всех необходимых товаров по актуальной стоимости», — рассказал Степан Люкманов, руководитель проекта по роботизации процессов «Леруа Мерлен».