"КАПЭ-Энерго" автоматизировала хранение документов с помощью электронного архива "Этлас"

11 июня 2019 года компания Atlas Soft сообщила об автоматизации хранения документов Аудиторской компании «КАПЭ-Энерго».

«КАПЭ-Энерго» - компания, работающая в сфере аудита предприятий энергетики.

В ходе своей работы с клиентом формируется большой пакет как постоянной, так и текущей рабочей аудиторской документации, который состоит из порядка 20-ти видов документов. В связи с этой спецификой и встал вопрос грамотного хранения и доступа к этим документам. С увеличением клиентов, используемая схема хранения документов на сетевом диске начала себя изживать, так как поиск документов становился все более проблемным и отсутствовало отслеживание версионности, то есть невозможно было понять кем, когда и какие правки в документы были внесены. В связи с вышеописанным руководством компании было принято решение о поиске и внедрении системы электронного архива.

Основными требованиями к системе были:

• обязательная адаптивность архива под структуру и задачи компании, без внесения изменений в код системы;
• разграничение прав доступа к архиву как отдельным пользователям, так и группам пользователей;
• наличие механизмов настройки автоматической нумерации, автоматического именования и автоматического размещения документов;
• поддержка версионности хранимых документов;
• наличие быстрой регистрации документов со сканера, а также ввода и автоматической регистрации документов из корпоративной почты;
• быстрый и настраиваемый поиск документов как по их параметрам, так и по их содержимому;
• наличие подсистемы формирования отчетов;
• наличие инструментов для самостоятельной настройки и внедрения системы.

После проведенного анализа систем электронного архива, представленных на нашем рынке, выбор был остановлен на системе «Этлас».«Группа Астра» в свободном доступе опубликовала курс по российской службе каталога ALD Pro для обучения администраторов 4.3 т

В ходе внедрения системы специалистами «КАПЭ-Энерго» была разработана структура архива рабочих документов, которая позволила получить доступ пользователям и группам пользователей к требуемым сегментам архива, тем самым значительно упростив работу сотрудников и повысив информационную безопасность компании.

Также были сформированы карточки для каждого типа документов. Настройка механизмов автоименования, автонумерации и авторазмещения документов в зависимости от типа и подтипа значительно упростила регистрацию документов в системе и позволила минимизировать ошибки, связанные с опечатками и заполнением неправильными данными.

Результатом внедрения архива стало значительное повышение, как надежности хранения пакетов рабочих документов, так и ускорение их поиска и совместной разработки, а также выстраивание абсолютно прозрачной структуры их хранения.