Управление виртуальными командами

Совместная работа на расстоянии является более сложной, чем командная работа в одном офисе. Учитывая все это, TeamViewer, поставщик решений для дистанционного управления и интерактивных конференций, поделилась осенью 2014 года пятью ключами к эффективному управлению виртуальными командами.

• разъясняйте задачи и процессы. Каждый новый руководитель на самом раннем этапе работы должен разъяснить членам своей команды их цели, роли и сферы ответственности. В виртуальных командах этот вопрос встает особенно остро, ведь собрать команду вместе невозможно. Управление виртуальной командой требует гораздо более плотного общения, более четких инструкций и большей прозрачности. Руководитель проекта должен ясно обозначить сотрудникам ключевые правила и процедуры, порядок работы, указать, кто, что и когда должен делать, что от кого и когда ожидают другие, как будут решаться проблемы и даже кому с кем и как общаться. Если все это уже указано в рабочем документе, нельзя забывать, что его содержание должно меняться в зависимости от текущих обстоятельств;
• научитесь с помощью технологий совершенствовать взаимодействие. Прежде чем приступить к выполнению задачи, выделите время на анализ ИТ-инструментов и Интернет-соединений ваших сотрудников. Они не работают в одном офисе, и у каждого из них есть разные потребности. Видеочаты, веб-звонки и удаленный просмотр рабочего стола позволят вам стать ближе к своим сотрудникам, не тратя лишние деньги и время на международные звонки и командировки. Не забудьте также принять во внимание разницу в часовых поясах и часах работы — это поможет предотвратить множество нестыковок;
• создайте виртуальный образ и ощущение присутствия. «С глаз долой — из сердца вон» — естественное человеческое поведение, и это создает проблемы для руководителя виртуальной команды. Задача руководителя — создать ощущение постоянного присутствия, но ни в коем случае не переусердствовать. Ключевой момент в создании виртуального образа — это насколько часто вы общаетесь с сотрудниками. Если руководитель слишком часто обращается к сотрудникам, это может вызвать ощущение недоверия и пошагового контроля, а важная информация при этом может затеряться. Если же руководитель не проявляет активности неделями, сотрудники могут воспринять это как отсутствие интереса и поставить под вопрос важность самого проекта, что в итоге может сместить их приоритеты в другую сторону;
• управляйте на расстоянии эффективно. Принимая на себя роль лидера, вы также берете на себя ответственность за мотивацию и взаимодействие. Другими словами, даже в географически разрозненной команде хороший руководитель должен создать командную атмосферу, где каждый чувствует свою связь с ним и друг с другом. У ваших сотрудников нет возможности выпить друг с другом чашечку кофе или поболтать о жизни в лифте — это невозможно в виртуальной команде. А ведь это порой так важно для поддержания хороших взаимоотношений в команде! Чтобы поднять командный дух, поощряйте неформальное общение. Дайте волю свободному сетевому общению: например, создайте чат, в котором члены команды смогут побеседовать на отвлеченные темы. Постоянно поддерживайте обмен идеями и обратную связь, общайтесь по голосовой связи хотя бы раз в неделю, используйте программы для мгновенного обмена сообщениями, электронную почту и другие технологии, в том числе, чтобы избежать любого недопонимания;
• проводите эффективные виртуальные совещания. Виртуальные совещания при должном планировании могут быть полезными и эффективными, но здесь тоже есть свои тонкости. Люди теряются, если совещания переходят в неожиданное русло или проводятся без четкой программы. Во избежание подобных проблем следует подготовить программу заранее и дать возможность каждому внести свои предложения. Ее желательно разослать примерно за два дня до совещания. Делегируйте некоторые из вопросов членам команды, чтобы они могли принять участие в организации и проведении совещания. Во время онлайн-конференции хороший ведущий часто задает вопросы команде и следит за тем, чтобы никто не терял нити беседы. Также желательно, чтобы каждый член команды мог высказаться — это не только поможет избежать длинных монологов, но и позволит каждому ясно и организованно высказать свои идеи. Базовые правила помогают эффективно управлять взаимодействием в команде. Примеры таких правил: избегать обсуждения во время одной онлайн-конференции нескольких задач; начинать и заканчивать совещания вовремя; иметь в виду, что будущие виртуальные совещания пройдут гораздо эффективнее, если первая командная встреча пройдет в офисе. Доверие и здоровые отношения между сотрудниками — основа будущей успешной совместной работы.