«Неоконсалт» внедрила проект автоматизации LavkaLavka на основе решения «1С:Комплексная автоматизация 8»

Выбор решения

Ранее ведение оперативного и регламентированного учета в компании не было автоматизировано. Для обработки заказов интернет-магазина и оформления заказов фермерам использовались возможности веб-сайта компании. На сайте формировалась ведомость по входящим заказам, на основании этой ведомости менеджер по закупкам вручную, в электронных таблицах, формировал ведомость для закупки. Менеджер по продажам распечатывал через сайт заказы покупателей и в бумажном виде передавал их на сборку в упаковочный цех. Весь процесс выполнения заказов — от регистрации интернет-заявки до поступления продуктов от фермера и доставки их покупателю — был трудоемким и сложным. Возникали ошибки, связанные с человеческим фактором.

Руководство LavkaLavka планировано интенсивное развитие кооператива — расширение предлагаемого ассортимента фермерских продуктов, открытие новых розничных магазинов, повышение уровня сервиса покупателей. В связи с этим ожидалось значительное увеличение объема заказов, рост количества покупателей и поставщиков. При этом руководство хотело избежать расширения штата сотрудников.

Для реализации выбранной стратегии компании стала необходима информационная система, которая позволила бы ускорить обработку и сборку заказов покупателей, помогла обеспечить их своевременную доставку. Требовалось улучшить качество планирования закупок, повысить уровень сервиса. В качестве основы для создания такой системы было выбрано^[1] решение «1С:Комплексная автоматизация 8». Партнером по внедрению стала компания «Неоконсалт».

Ход проекта

В ходе проекта система была интегрирована с сайтом интернет-магазина, а также со специализированными мобильными приложениями на платформе «1С:Предприятие 8.3», которые разработаны специалистами «Неоконсалт» для организации удаленной работы курьеров и согласования заявок на расходование денежных средств непосредственно с мобильных устройств. Была автоматизирована работа отдела закупок и отдела продаж, подразделений склада, упаковочного цеха, службы доставки, а также бухгалтерии.

Результат

Основные итоги проекта:

Система полностью интегрирована с интернет-магазином компании. Из системы «1С:Компалексная автоматизация 8» на сайт автоматически выгружаются данные о товарах. А с сайта в систему в онлайн-режиме передается вся необходимая информация о заказе покупателя: перечень заказанных продуктов, информация о клиенте, адрес и дата доставки, данные об оплате платежной картой и т.п.. Менеджеры по продажам и закупкам теперь всегда имеют полную и актуальную информацию о поступивших заказах. Это помогает им более точно и оперативно планировать закупки, сборку и доставку заказов, контролировать взаиморасчеты с покупателями и фермерами.Цифровизация ТЭК: тренды, перспективы, крупнейшие ИТ-поставщики. Обзор TAdviser 15.2 т

Автоматизирована работа упаковочного цеха. Использование системы штрих-кодирования документов и товаров, а также специально разработанной формы подбора товаров по заказу покупателя позволило снизить трудоемкость и в разы ускорить процесс сборки заказов. При сборке заказа система автоматически контролирует количество заказанного и упакованного товара, включая возможные отклонения в весе фасованных и весовых товаров. Это исключило ошибки при комплектации заказов. Время сборки одного заказа сократилось в несколько раз — с 15 до 2-3-х минут. Компания смогла выполнять заказы покупателей в срок даже в дни повышенного спроса.

Организовано оперативное управление закупками. Заказы поставщикам теперь формируются автоматически на основании заказов покупателей. Налажен контроль за всеми этапами процесса закупки — от планирования заказа поставщику до поступления товара на склад. В результате удалось обеспечить своевременные поставки продуктов под заказ в необходимом объеме, точно в срок и с минимальной загрузкой менеджеров по закупкам.

В системе реализован механизм контроля качества исполнения заказов, который позволяет регистрировать получение отзывов от первых покупателей, обрабатывать комментарии покупателей к заказам, при необходимости выполнять списание зарезервированных средств на банковской карте. Кроме того, выполнена интеграция системы с СМС-сервисом. Менеджеры теперь могут оперативно уведомлять покупателей о готовности заказов к выдаче или о планируемом поступлении заказа в стол заказов, а также производить новостную рассылку. В результате качество обслуживания покупателей улучшилось.

Обеспечена возможность удаленной работы курьеров. Курьеры на своих мобильных устройствах получают список заданий на доставку, включая всю необходимую информацию для их выполнения — перечень товаров, адрес доставки, данные заказчика и т.п. Это помогает более оперативно и рационально планировать доставку заказов. Кроме того, появилась возможность отражать факт оплаты заказов через курьеров непосредственно в момент получения денежных средств от клиентов. Менеджеры теперь могут в онлайн-режиме получать информацию об оплате заказов и выручке от курьеров. Контроль за выполнением заказов и взаиморасчетами с покупателями усилился.

Согласование заявок на расходование денежных средств теперь выполняется в электронном виде. В системе настроены маршруты согласования. Все ответственные лица получают уведомления о поступлении новых заявок на согласование, а инициаторы заявок, бухгалтеры и кассиры — об утверждении этих заявок. Появилась возможность согласования заявок с мобильных устройств сотрудников. Это помогло упростить согласование платежей и усилить контроль за расходованием денежных средств.

Кроме того, в период реализации проекта кооператив открыл пять новых розничных магазинов и работающих при них фирменных кафе. Интеграция системы с кассовыми системами торговых точек позволила в онлайн-режиме контролировать их работу. Данные о продажах автоматически поступают в информационную базу «1С:Комплексная автоматизация 8». Ответственные лица получают отчеты по итогам продаж за день, включая общую сумму продаж в магазине или кафе, количество чеков, сумму среднего чека.

Михайлов Александр Робертович, генеральный директор фермерского кооператива LavkaLavka: «В результате реализации проекта существенно упростилась работа менеджеров по продажам и закупкам, курьеров и работников упаковочного цеха. Существенно ускорилась обработка заказов покупателей, повысилось качество обслуживания клиентов. Выполнение возросшего объема заказов обеспечено без расширения штата сотрудников. Компания смогла своевременно доставлять свежие продукты от фермерских хозяйств тысячам покупателей. Руководство компании оперативно получает информацию о деятельности компании — объемы продаж, взаиморасчеты с покупателями и платежи поставщикам. Появилась возможность вести точный учет и планировать движение денежных средств. При этом основные отчеты по деятельности компании рассылаются ответственным лицам автоматически по электронной почте без необходимости дополнительного входа в „1С`. Особенно удобной для руководства компании стала возможность оперативного согласования заявок на расходование денежных средств с мобильных устройств. Мобильное приложение для курьеров позволило оперативно получать данные по выручке от курьеров. Мы довольны внедрением „1С:Комплексная автоматизация` и планируем расширять сферу её применения».

Примечания