Школа №347, Санкт-Петербург (Электронный архив ЭТЛАС)

Переводит отчетной документации школы г. Санкт-Петербурга в электронный вид

Задача

Для увеличения скорости и эффективности работы с документами, руководством школы №347 с углубленным изучением английского г. Санкт-Петербурга, было принято решение внедрить систему электронного Архива документов с базовыми элементами управления. Для этого компания Этлас-Софт предложила свое решение в виде системы электронного архива со встроенным модулями управления договорами и модулем контроля исполнения документов.

Выбор

В результате оценки нескольких систем электронного архива документов был выбран программный продукт «Этлас», разработанный компанией Этлас-Софт. Одними из главных факторов, определивших такое решение, стали гибкость системы и полнота комплекта поставки.

Ход проекта

В настоящее время с помощью системы Этлас осуществляется формирование электронного архива документов и регистрация входящей и исходящей текущей корреспонденции, управление договорами, контроль исполнения документов, а также обеспечивается хранение и оперативный доступ, как к внутренним, так и бухгалтерским документам. Благодаря встроенному инструментарию, внедрение осуществлялось без привлечения специалистов компании Этлас-Софт.

Итог проекта

По словам представителей школы, установка архива Этлас уже позволила избавиться от хранения текущих отчетных документов в бумажном виде, переведя их в электронный вид, с использованием юридически значимой ЭЦП.

Также, в несколько раз сократилось время, затрачиваемое на поиск и обработку документов, а система контроля исполнительской дисциплины снизила количество просроченных поручений и заданий более чем в два раза. В итоге произошло значительное повышение эффективности работы с документами по сравнению с «бумажными технологиями». В дальнейшем планируется освободить площади, занимаемые бумажными документами, за счет перевода их в электронный вид.