Проект

«Сокол-АТС» внедрил электронный архив на базе Docsvision

Заказчики: Сокол-АТС

Белгород; Электротехника и микроэлектроника

Подрядчики: Перемена
Продукт: ABBYY FlexiCapture
Второй продукт: Docsvision (СЭД/ECM-система)

Дата проекта: 2017/03 — 2017/05
Технология: СЭД - Системы потокового распознавания
подрядчики - 183
проекты - 1321
системы - 202
вендоры - 128
Технология: СЭД
подрядчики - 773
проекты - 8042
системы - 784
вендоры - 377

23 июня 2017 года компания Docsvision сообщила о внедрении электронного архива конструкторской документации и автоматизации ряда других процессов с применением технологий ABBYY FlexiCapture. Внедрение осуществили специалисты ГК «Перемена» - сертифицированного партнёра Docsvision.

ЗАО «Сокол - АТС» (2017)

Цели и задачи проекта

Автоматизации подлежал процесс обработки конструкторской документации. Она как поступает на завод извне, так и разрабатывается собственными специалистами. Поэтому в маршрут прохождения документации помимо рассмотрения и принятия решения о помещении в архив, были включены этапы регистрации канцелярией входящего документа и процесс внутреннего согласования. В электронный вид предстояло перевести также договорную деятельность, «канцелярию», процесс проведения совещаний с последующим формированием отчетов, протоколов и поручений по ним.

Ход проекта

Основной особенностью проектного решения стало совмещение функциональности Docsvision и решения по распознаванию отсканированных конструкторских документов на базе ABBYY FlexiCapture. Для реализации проекта был приобретен сканер Xerox формата А0 и потоковый сканер Canon формата А4. Отсканированные документы распознаются с помощью ABBYY FlexiCapture и автоматически загружаются в базу Docsvision c автоматическим заполнением определенного набора полей карточек системы электронного документооборота. Скорость погрузки распознанных документов в систему составляет ~150 документов/час при массовом вводе, а с ролью оператора верификации и администратора данных Docsvision справляется сегодня один сотрудник завода. Были разработаны все необходимые маршруты договоров.

Одной из особенностей работы Завода является необходимость отдельно учитывать договора, являющиеся частью государственного оборонного заказа в рамках общего реестра договоров, а также направлять их на дополнительное согласование с внешней военной приемкой. Такое согласование требует дополнительного внимания со стороны менеджеров по договору, требуется дополнительная сортировка по срокам возврата для формирования списка напоминаний. В системе был разработан удобный набор представлений: к примеру, теперь интерфейс позволяет отслеживать количество изменений по конкретной конструкторской документации – это важная информация для принятия управленческих решений.Банковская цифровизация: ускоренное импортозамещение и переход на инновации. Обзор и рейтинг TAdviser 13.3 т

Ключевыми пользователями системы стали сотрудники общего отдела, отдел главного конструктора (в его состав входит подразделение по работе с архивом), и информационно-аналитический отдел, который курируется непосредственно руководителем проекта – заместителем генерального директора предприятия.

Внедрение автоматизированного управления архивом конструкторской документации - который постоянно пополняется - упростило поиск, доступ, отправку заданий по помещённым в него документам. Предприятие получило удобный инструмент для повышения не только порядка в документах, но и контроля исполнительской дисциплины сотрудников.