Проект

Компания "Рахат" автоматизировала управление архивом

Заказчики: Рахат

Алматы; Пищевая промышленность

Подрядчики: Этлас-Софт (Atlas Soft)
Продукт: Электронный архив Этлас
На базе: Платформа Этлас

Дата проекта: 2015/07 — 2015/09
Технология: СЭД
подрядчики - 773
проекты - 8042
системы - 784
вендоры - 377

Содержание

17 февраля 2016 года компания "Этлас-Софт" сообщила о внедрении системы электронного архива "Этлас" в компании «Рахат».

Задача проекта

Летом 2015 года в компании «Рахат» приняли решение о поиске и внедрении системы электронного архива для ведения учета оригиналов документов, хранящихся в архиве. После анализа ряда продуктов руководство приняло решение о старте проекта внедрения системы электронного архива "Этлас", с использованием дополнительной подсистемы архивного дела. Она помогает:

  • автоматизировать учет и выдачу хранимых на складе архивных бумажных документов
  • вести учет дел
  • контролировать хранение дел на складе
  • управлять свободным местом на складе
  • автоматизировать работу со сдаточными описями и запросами на выдачу

На церемонии награждения "Рахат" (2011)

Подсистема предоставляет возможности по созданию и хранению сопроводительной документации (акты, описи, карты сбора и т.д.) на всех этапах работы с архивными материалами. Помимо учета собственных документов организации, подсистема позволяет полностью автоматизировать процесс архивного обслуживания сторонних контрагентов.

Ход проекта

В команде проекта приняли решение о формировании реестра описей дел, с указанием мест хранения оригиналов документов. В связи с большим входящим потоком архивных документов, передаваемым на хранение в архив по описям, остро встал вопрос создания дополнительных механизмов автоматизации ввода этих описей в систему.

Для решения задачи создали механизм ускоренной регистрации описей, который помог ускорить процесс регистрации описей в 12 раз.

Итог проекта

После формирования структуры хранения описей и дел в электронном архиве, специалисты компании "Этлас-Софт" предоставили заказчику систему, которая позволяет самостоятельно наполнять электронный архив документов скан-копиями оригиналов. После тестирования система передана в эксплуатацию.