Иркутскнефтепродукт (DocsVision (СЭД/ECM-система))

Ситуация

ЗАО «Иркутскнефтепродукт» входит в состав ПАО НК «Роснефть». Владеет протяженной сетью автозаправок (около 75 автозаправок) на территории Иркутской области.

В 2009 году руководители «Иркутскнефтепродукт» обратились в компанию RKIT Group чтобы решить задачи:

• навести порядок в документах,
• легко находить документы
• контролировать бизнес-процессы, связанные с документацией.

В этом же году RKIT Group создала и запустила в эксплуатацию автоматизированную систему управления документами на платформе Docsvision. Цифровизация ТЭК: тренды, перспективы, крупнейшие ИТ-поставщики. Обзор TAdviser 14.4 т

Решение

Специалисты RKIT Group автоматизировали:

• учет входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов организации, постановку заданий по документам и контроль их исполнения;
• управление договорами;
• управление претензиями и исками;
• управление доверенностями;
• управление библиотекой локальных нормативных документов (ЛНД). управление объектами недвижимости.

Решения были тщательно проработаны и заточены под потребности ЗАО «Иркутскнефтепродукт».

Результаты

Делопроизводители регистрируют входящий документ, в электронном виде направляют его руководителю. Руководитель на экране монитора формирует задания подчиненным и в реальном времени видит их отчеты. Сотрудники в электронном виде регистрируют, направляют служебные записки, организационно-распорядительные документы и отчитываются об исполнении. Делопроизводители в системе ведут учет командировочных листов и работу с повестками и протоколами совещаний.

Юристы создают договоры на основе шаблонов. Ответственные специалисты и руководителями согласуют договор в электронном виде, система напоминает им о сроках согласования. Юристы формируют задания, дополнительные соглашения к подписанным договорам, прикрепляют к ним акты и счета. Ведут учет контрагентов и моментально проверяют наличие учредительных документов.

Специалисты отдела нормативной документации в ЗАО «Иркутскнефтепродукт» автоматически составляют реестры нормативной документации, запускают обсуждения. Согласовывают ЛНД в срок, отслеживают введенные в действие и утратившие силу нормативные документы.

Для управления объектами недвижимости Заказчика — например, автозаправочными станциями в собственности или в аренде, — компания RKIT Group создала специализированное решение. Этот инструмент отслеживает всю документацию по объектам недвижимости (кадастровые номера, договоры с обслуживающими организациями, документы, подтверждающие регистрацию права собственности или договоры аренды), контролирует сроки платежей за аренду, заранее напоминает об окончании действия договора.