Заказчики: Группа компаний А+ (A Plus Development и Property M)
Подрядчики: Контек (Conteq) Продукт: DocSpace (Conteq)На базе: Microsoft SharePoint 2013 Дата проекта: 2013/08 — 2013/11
Бюджет проекта: более 1 млн. рублей руб.
Количество лицензий: 100
|
Технология: SaaS - Программное обеспечение как услуга
|
Команда проекта со стороны Заказчика | Интегратора-Консультанта |
Киселева Екатерина (руководитель внутренних проектов)
|
Семидетнов Алексей Николаевич (Генеральный директор)
|
Внедрение системы «Электронный офис» на основе решения DocSpace своевременно позволило Группе компаний А+ преодолеть трудности, свойственные быстрорастущим компаниям.
- Название проекта:
Создание системы «Электронный офис – HappyOffice.Pro» на основе коробочного решения DocSpace – системы управления документами и рабочими процессами.
- Заказчик: Группа Компаний А+
- Исполнитель: Conteq (ООО «Контек»)
- Отрасль: Индустриальная недвижимость
- Описание решения:
«Электронный офис HappyOffice.Pro» автоматизирует следующие направления:
- Управление договорами,
- Деловая корреспонденция,
- Электронный архив документов,
- Лента новостей,
- Офисные сервисы (бронирование переговорных, курьерская логистика)
- Сроки проекта:
Август 2013 – ноябрь 2013 (4 месяца)
- Статус проекта: промышленная эксплуатация.
Предпосылки внедрения
Группа Компаний А+ (компании A Plus Development и Property M) предоставляет полный комплекс услуг в сфере индустриальной недвижимости: от идеи и проектирования до строительства и эксплуатации объекта. Сегодня Группа объединяет более 150 сотрудников.
2013 год стал переломным в развитии группы - запуск сложных проектов и расширение географии работ вывел организацию на новый виток. В очень короткие сроки происходило движение вперед сразу по всем направлениям, что вызывало классические трудности роста.Банковская цифровизация: ускоренное импортозамещение и переход на инновации. Обзор и рейтинг TAdviser
Одна из основных проблем – это постоянный поиск новых людей, построение слаженной команды. Другая классическая трудность – «неуправляемость», которая возникает в ситуации отсутствия четких регламентов работы. Поэтому важной задачей для Группы компаний становится обучение и адаптация сотрудников в кратчайшие сроки, оптимизация и формализация существующих бизнес-процессов. Внедрение современной информационной системы позволило решить поставленной задачи.
За основу решения был принят принцип «одного окна», который подразумевает единую точку доступа к ключевым данным, ресурсам и корпоративным приложениям (СЭД, CRM и т.п.) для решения всех рабочих задач. Такой подход предполагает объединение информационных ресурсов, бизнес-процессов и компетенций сотрудников в единую бизнес-среду.
Предпосылкой проекта, первым шагом в сторону оптимизации и автоматизации бизнес-процессов стали длительные сроки согласования договоров. В девелоперском бизнесе сроки подготовки контрактов оказывают существенное влияние, как на проекты, так и на коммуникации с партнерами и клиентами. Именно поэтому было принято решение начать автоматизацию с этого процесса. В дальнейшем на основе единой системы будут автоматизированы другие бизнес-процессы: деловая корреспонденция, электронный архив, взаимоотношения с клиентами. Обслуживание системы будет производиться штатными сотрудниками Группы компаний.
Таким образом, основными требованиями к платформе для автоматизации стали: многофункциональность, гибкость, легкость интегрируемости с другими системами.
Процесс выбора
Выбор платформы и подрядчика работ проводился в течение трех месяцев. Вначале была выбрана платформа – Microsoft SharePoint 2013. Почему система должна быть реализована на SharePoint? Во-первых, эта платформа представляет собой комплекс эффективных внутренних коммуникаций, настраиваемый с учетом требований бизнеса. Во-вторых, обеспечивает безопасный обмен информацией и необходимую мобильность. И, наконец, в-третьих, весомым преимуществом платформы является интеграция с привычными офисными приложениями Microsoft.
Затем проводился выбор поставщика готового решения на платформе SharePoint. Зачем необходимо готовое решение? Самостоятельная настройка SharePoint – это длительный и дорогостоящий процесс, а готовое решение на понятной платформе легко и экономически выгодно позволяет реализовать поставленные задачи. В таком решении уже есть все основные настройки и шаблоны.
Компания Conteq, разработчик коробочного программного продукта по управлению электронными документами и рабочими процессами DocSpace, располагала всеми необходимыми квалификационными требованиями и имела большой опыт работы с платформой SharePoint.
«Мы подошли к проекту полные энтузиазма, хотя перед нами стоял ряд трудоемких и очень сложных задач. Для того, чтобы реализовать проект нам предстояло развернуть абсолютно новую инфраструктуру и модернизировать IT службу. Мы реально оценивали ситуацию – предстояла напряженная работа. В такой момент сотрудники компании Conteq показали себя надежными партнерами, которые нас понимают и готовы работать в команде над решением наших задач.
Наша команда приготовилась стать первопроходцами новой версии SharePoint - весной 2013 года, пожалуй, только Conteq готов был реализовать необходимую функциональность на базе готового решения, созданного на платформе SharePoint 2013», - говорит руководитель внутренних проектов Екатерина Киселева.
Внедрение
Внедрение информационной системы производилось итерационно, небольшими шагами. Такой подход к внедрению позволил получить быстрый результат за счет экономически эффективной стратегии: низкие первоначальные вложения и быстрая отдача от автоматизации самого критичного для бизнеса процесса. После введения в промышленную эксплуатацию процессов первого этапа, постепенно автоматизировались и новые функции. Подход дал возможность системе органично вписаться в ежедневную работу предприятия, а системе стать удобным инструментом для сотрудников.
Фазы внедрения были следующими:
- Анализ бизнес-процессов и разработка концепции.
- Модернизация инфраструктуры, пуско-наладочные работы, настройка системы.
- Обучение персонала. Обучение ключевых сотрудников проводилось подрядчиком, компанией Conteq. Далее эти специалисты становились консультантами для всех сотрудников группы компаний. В течение двух недель предлагалось выбрать удобное время обучения и комфортную группу. По окончании двух обучающих недель рабочие процессы переносились в систему «Электронный офис - HappyOffice.Pro».
- Запуск системы в промышленную эксплуатацию проводился поэтапно:
- Управление договорами - система автоматизации процесса подготовки, согласования и подписания договоров. Данная система позволила осуществить многоступенчатый процесс, учитывая особенности проектного бизнеса и специфику работы Группы Компаний. Реализованы несколько маршрутов подготовки, согласования и подписания договоров в соответствии с принятыми в организации регламентами. Особенностями этих регламентов являются, например, различные сроки согласования договоров на разных этапах, а также сложная структура условий маршрута – предмет договора, юридические лица, финансовые лимиты.
- Новостная лента. Внедрение и активное использование ленты новостей значительно повысило эффективность внутренних коммуникаций.
- Офисные сервисы – полезные ежедневные инструменты: сервис бронирования переговорных помещений, организация работы курьерской службы.
- Деловая корреспонденция. Автоматизация процесса электронной регистрации входящих и исходящих писем стал необходимым и чрезвычайно полезным решением не только для сотрудников административного отдела, но и для бухгалтерии, финансовой службы, руководителей проектов.
Результаты проекта
Результатами создания информационной системы «Электронный офис– HappyOffice.Pro» на основе коробочного решения DocSpace являются:
- оптимизация бизнес-процессов в области организационно-распорядительного документооборота,
- автоматизация процесса регистрации входящей и исходящей корреспонденции,
- оптимизация бизнес-процессов и автоматизация договорного документооборота,
- создание удобного виртуального пространства для взаимодействия сотрудников, которое позволило значительно улучшить внутренние коммуникации.
- Автоматизация офисных сервисов.
Директор департамента управления проектами об электронном офисе:
«За три месяца мы сократили средний срок прохождения договоров на одну неделю, процесс стал полностью прозрачным и понятным для всех сотрудников, мы смогли оценить объем документооборота, проанализировать работу, выявить «узкие места», провести организационные изменения. В первом квартале 2014 года мы планируем сократить сроки еще в 3 раза! Процесс стал управляемым».