Группа Компаний ПИК

Задача: сортировка, сканирование и индексация архива объектов недвижимости.

Сроки выполнения работ: 3 месяца, 2011 год.

Место проведения работ: сортировка, сканирование — г. Москва (территория заказчика), обработка и индексирование — г. Москва (территория исполнителя).

Состав команды: 3 оператора сортировки и сканирования и 1 оператор обработки и индексирования. Описание проекта: Группа Компаний ПИК основана в 1994 г. - крупнейший девелопер в России, специализирующийся на объектах массовой жилой застройки;

Публичная компания с акционерами в России, Западной и Центральной Европе, Северной Америке и Юго-Восточной Азии; Земельный банк Группы Компаний ПИК по состоянию на 1 января 2011 г. составил 10,6 млн. кв. метров; Значительный объем завершенных проектов. Всего с начала деятельности Группа Компаний ПИК построила около 11 млн. кв. м. жилой недвижимости (более 180.000 квартир) в России, включая 739 тыс. кв. м (более 12.000 квартир) в 2010 году. Группа Компаний ПИК включена в перечень системообразующих предприятий российской экономики (Решение Правительства РФ от 25.12.2008 г.) В конце 2009 года Группа Компаний ПИК получила государственные гарантии Правительства Российской Федерации. За время своей деятельности компанией ГК ПИК было накоплено большое количество документов по объектам недвижимости. К архиву данных документов стало необходимым обеспечить непрерывный доступ для удобства работы персонала, а также представления комплектов документов в контролирующие органы. Подготовка документов была крайне трудоемка, приходилось постоянно снимать копии большого количества документов, требовался оперативный поиск нужной документации. Вопрос построения современной информационной системы стоял довольно остро. Игорь Лейпи, ГК Softline: Объем поставок российских операционных систем в ближайшие годы увеличится как минимум вдвое

Архив представляет собой порядка 29 000 документов расшитых и сшитых (без возможности расшивки), размещенных в папках, а в папке в файлах. Документы хорошего качества, формата А4, сшитые скобами степлера и скрепками. Для выполнения работ по переводу документов в электронный вид необходимо произвести следующие действия:

Подготовка к сканированию: Сортировка. Отбор документов постоянного срока хранения. Документы временного срока хранения скрепляются скобой и вкладываются в файл. При этом документы, скрепленные скобой, можно расшить и сшить после сканирования, а документы, прошитые лентой, расшивать нельзя;

Сканирование – создание электронного образа документа;

Проверка отсканированных документов;

Раскладка отсканированных документов в файлы к документам временного хранения;

Размещение файлов в новых папках-корона. Вложение в дело внутренней описи документов в виде шаблона, предоставленного заказчиком. Оформление корешка дела машинописным способом на папке-корона по образцу Заказчика

Документы сканируются с двух сторон в режиме «градации серого» с разрешением 300-600 dpi (в зависимости от состояния документа, 600 dpi применяется в случае особо нечитаемого текста). Отсканированные документы составляются в папки в том же порядке, в каком они были из них изъяты, электронные копии документов сохраняются в папки в файловой структуре по папкам, названиями которых является адреса объекта недвижимости.

Конечным результатом требовались многостраничные pdf-документы.

Основные сложности при выполнении проекта заключались в неупорядоченности документов по объектам недвижимости. Сканировалась документация, постоянно находящаяся у компании в работе. Таким образом, процесс оцифровки документов производился «без отрыва от производства».

При небольшом количестве бумажного массива документов основной объем работ заключался в экспертизе по сортировке документов постоянного от временного срока хранения. Проведена большая работа по обновлению дел бумажного архива.