Проект

Востокгеология (DocsVision (СЭД/ECM-система))

Заказчики: Востокгеология

Чита; Добыча полезных ископаемых

Подрядчики: RKIT Group (РКИТ)
Продукт: RKIT: Управление договорами
Второй продукт: Docsvision (СЭД/ECM-система)
Третий продукт: Ссылочный контрол RKIT

Дата проекта: 2012/03 — 2012/09
Количество лицензий: 10
Технология: СЭД
подрядчики - 773
проекты - 8042
системы - 784
вендоры - 377

Ситуация

Ситуация, с которой столкнулись юристы «Востокгеологии» — затянутое согласование договоров и невозможность проследить, кто и на каком этапе тормозит этот процесс.

Задачи

  • Организация учёта договоров;
  • Консолидация информации по каждому договору;
  • Безопасное хранение и возможность быстрого поиска информации;
  • Отслеживание маршрута и сроков согласования договоров;
  • Предоставление данных по контрагентам.

В течение одного месяца специалисты RKIT Group разработали решение на платформе Docsvision с учётом специфики деятельности Заказчика.

Особенностью проекта стало то, что из-за географической удаленности Заказчика — ООО «Востокгеология» находится в Забайкальском крае, а RKIT Group в Иркутске — разработка СЭД велась дистанционно. По условиям договора, компания RKIT Group передала готовое решение Заказчику для самостоятельного внедрения, а затем удалённо осуществляла методологическую поддержку и техническое сопровождение проекта.Российский рынок ERP-систем сократился, но приготовился к росту. Обзор и рейтинг TAdviser 250.1 т

Для этого специалисты RKIT Group разработали подробные инструкции по развёртыванию системы, обучающие видеоролики для сотрудников компании-Заказчика, а также вели консультации по телефону и электронной почте. Выезд специалиста RKIT Group потребовался только на завершающей стадии проекта для проведения обучения пользователей и подготовки к дальнейшему развитию системы.

Система электронного документооборота на платформе Docsvision в компании ООО «Востокгеология» запущена в промышленную эксплуатацию.

Результаты

  • Решение позволило ускорить документооборот внутри юридической службы и согласование договоров с другими подразделениями компании.
  • Система информирует, у какого сотрудника сколько времени на согласовании находится договор.
  • К каждому договору прикреплён пакет сопроводительных документов.
  • Быстрый поиск позволяет легко формировать отчеты по взаимодействию с контрагентами.
  • Функция автоматического напоминания обеспечивает контроль над сроками исполнения договорных обязательств.
  • Благодаря слаженной работе специалистов RKIT Group и проектной группы ООО «Востокгеология», решение было запущено в опытную эксплуатацию в течение 2 недель.
  • Дистанционное взаимодействие позволило интегратору сократить время разработки, а Заказчику — сэкономить на внедрении.