Балтийская Бункерная Компания (БОСС-референт)

Компания «Аплана» осуществила проект автоматизации документооборота с помощью системы БОСС-Референт в ООО «Балтийская Бункерная Компания». Внедрение системы электронного документооборота БОСС-Референт помогло оптимизировать ключевые бизнес-процессы в компании, повысило дисциплину работы с документами, сократило время их подготовки и согласования. На сегодняшний день в системе работает 21 пользователь.

ООО «Балтийская Бункерная Компания» осуществляет поставку бункерного топлива в морском порту Санкт-Петербурга. Компания поддерживается стратегическим альянсом с Петербургским нефтяным терминалом – крупнейшим нефтехранилищем северо-запада России и топливным оператором ПНТ-ГСМ.

С ростом объемов морских грузоперевозок возрастают и темпы развития бункеровочного бизнеса в России. При этом в условиях жесткой конкуренции портов Балтийского региона существует глобальная проблема, тормозящая работу и развитие бункерных компаний, такая, как плохое обеспечение своевременного и бесперебойного документооборота. Поэтому у руководства ООО «Балтийская Бункерная Компания» возникла необходимость создания электронного документооборота для организации отлаженной работы основных бизнес-процессов в компании, а также повышения дисциплины работы с документами.

Приоритетными задачами проекта были поставлены: сокращение времени получения и обработки документов; исключение их потери; повышение управляемости и конкурентоспособности компании.

Руководство ООО «Балтийская Бункерная Компания», рассматривая различные системы электронного документооборота, остановило свой выбор на системе БОСС-Референт, так как данная система уже более 3 лет успешно используется их партнером ЗАО «ПНТ-ГСМ» – крупнейшим поставщиком нефтепродуктов в Балтийском регионе. Выбор в пользу системы БОСС-Референт был также обусловлен наличием необходимых функций согласования документов, контроля исполнительской дисциплины и удобством ее интерфейса.

Проект по внедрению СЭД БОСС-Референт стартовал в начале июля 2008 года и благодаря многолетнему проектному опыту специалистов компании «Аплана» был завершен досрочно, 30 сентября. В рамках проекта была осуществлена автоматизация таких бизнес-процессов как:

• обработка входящей и исходящей корреспонденции;
• контроль исполнительской дисциплины;
• работа с организационно-распорядительными документами;
• работа с договорами;
• работа с приказами по кадрам, доверенностями на получение материально-товарных ценностей;
• работа со служебными записками, заявками на: бункеровку судов, поставку нефтепродуктов, канцтовары и оборудование, а также оформление таможенного поручения.

По завершении проекта средствами СЭД БОСС-Референт в ООО «Балтийская Бункерная Компания» было автоматизировано 21 рабочее место.

Проект был реализован совместно с партнером «Апланы» компанией BTLab, специалисты которой провели аналитическое обследование предприятия, разработали концепцию автоматизации и спецификацию по настройке системы электронного документооборота, установили и настроили сервер Lotus Domino и СЭД БОСС-Референт, провели обучение администраторов и пользователей системы.