2010/11/03 15:16:18

Повышение эффективности бизнеса: советы руководителю в начале пути

Вы руководитель компании. Вы любите свою работу и искренне заинтересованы в процветании своего бизнеса. Грамотно выбранный инструмент управления бизнесом позволит вам не просто сделать его более устойчивым и конкурентоспособным. Вы сможете выйти на принципиально новый уровень развития компании, увеличить масштабы бизнеса, освоить новые направления и при этом не потерять контроль.

Как победить текучку

Вы руководитель компании. Вы любите свою работу и искренне заинтересованы в процветании своего бизнеса. Ваша голова всегда полна свежих идей! И вот вы спешите в офис после встречи с перспективным партнером, торопитесь записать все, о чем договорились. Сейчас вы составите такой стратегический план, который выведет ваш бизнес на принципиально новый уровень! Но что это за очередь у вашего кабинета? Это коллеги, нетерпеливо ожидающие, кода вы, наконец, появитесь и решите, ответите, подпишете, утвердите, дадите указания…

Вы открываете дверь, садитесь за стол в полной решимости быстренько раскидать все дела, ответить на вопросы и заняться, наконец, тем, ради чего вы так спешили. Вы погружаетесь в пучину кипучей оперативной деятельности. Вы выслушиваете, участвуете, читаете, проверяете, и тут ваш взгляд случайно падает за окно. Уже стемнело? Переводите взгляд на часы. Рабочий день закончен! Коллеги расходятся по домам. Вы силитесь вспомнить, с чего же хотели начать свой день в офисе? Но оказывается, вы выжаты как лимон, весь энтузиазм испарился и вам уже не до креатива. Ну что ж, может быть, завтра на свежую голову, все пойдет по-другому? Скорее всего, нет! Все повторится. Так что же делать? Ведь Вы – первое лицо компании и ваш день должен быть таким, как Вы наметили, а не зависеть от сложившихся обстоятельств.

Все очень просто. Вам нужен верный и надежный помощник, который будет планировать день исходя из ваших желаний, биоритмов, предпочтений и намеченных встреч. Он должен помнить все за себя и за вас, организовывать, контролировать, напоминать, вовремя предоставлять отчетность, правильно расставлять приоритеты, и, конечно, никогда не опаздывать, не болеть и не ходить в отпуск. «Таких не бывает!» - скажете вы. «У меня 2 помощника, 2 заместителя и 1 секретарь. И все они далеки от идеала, хотя очень стараются».

К сожалению, люди - всего лишь люди. Они имеют полное право забыть, неправильно понять, не придать важности тому, что так важно для Вас. Но выход все-таки есть! Вашим надежным помощником может стать программа или современное решение для управления бизнесом. Но ведь их великое множество и каждое по-своему не совершенно! Как выбрать идеальную систему, которая подойдет именно Вам? С чего начать?

Выбор системы

Прежде всего, постарайтесь принять тот факт, что «идеальных» программ не существует. Чтобы найти то, что вам нужно, отталкивайтесь от нерешенных на текущий момент задач. Попробуйте сформулировать, что для вас наиболее приоритетно, а что вовсе необязательно. Какие процессы уже налажены с помощью других внедренных в компании программных продуктов, а какие явно не доработаны, не регламентированы, требуют вашего регулярного вмешательства и тормозят развитие компании.

Попробую перечислить самые распространенные проблемы, с которыми обычно сталкивается руководитель.

Нет времени на разработку стратегии. Все ресурсы уходят на контроль оперативной деятельности.
Принятые решения не уходят дальше кабинета руководителя.
Деятельность компании оторвана от ее целей.
Нет понимания, по каким критериям оценивать результаты и эффективность деятельности компании.
Недостаточный контроль исполнительской дисциплины.
Нет представления о реальных трудозатратах и распределении уровня загрузки сотрудников.
Информация неструктурированна, нет единых форматов, отсутствует единое пространство для ее хранения.
Бизнес зависит от конкретных сотрудников.
Существующая система мотивации не мотивирует сотрудников на достижение поставленных целей и результатов.

Основные сложности возникают не из-за отсутствия правил или инструкций, а из-за неимения инструмента, который помогает легко и оперативно все это исполнять. Допустим, вы осмыслили, что мешает двигаться вперед, и, примерно, представляете, что вам нужно на выходе. Теперь нужно сориентироваться в море предложений, сделать свой выбор и потратить на это минимум времени. Вот несколько советов.

Не поручайте выбор решения вашим заместителям или другим сотрудникам. Помните, что внедрение решений, направленных на увеличение прозрачности бизнеса и усиление контроля деятельности каждого сотрудника, моментально выведет бездельников на чистую воду. Возможно, скоро им придется искать новую работу.
Не скачивайте демонстрационные версии программ и не тратьте время на бесконечные настройки. Назначьте 3-4 встречи с представителями компаний, чьи решения вы рассматриваете и попросите их за 15-20 минут продемонстрировать основные возможности и конкурентные преимущества.
Не покупайте лицензии выбранного продукта сразу на всю компанию. Если есть возможность, постарайтесь реализовать пилотный проект на ограниченный круг лиц, например, вас и руководителей подразделений, департаментов, филиалов. Система может иметь ряд скрытых недостатков, с которыми вы столкнетесь, когда приступите к работе.
Постарайтесь выяснить заранее, каким образом происходит внедрение Системы, сколько времени и каких усилий с вашей стороны потребует. Придется ли вам прерывать какие-либо производственные процессы, и сможете ли вы себе это позволить?
Выясните, использует ли поставщик свое решение сам в своей повседневной деятельности? В каком объеме? Найдите время посмотреть, как используется внедренная система на разных уровнях в компании.

Грамотно выбранный инструмент управления бизнесом позволит вам не просто сделать его более устойчивым и конкурентоспособным. Вы сможете выйти на принципиально новый уровень развития компании, увеличить масштабы бизнеса, освоить новые направления и при этом не потерять контроль.