Компания "МАВ": все оттенки и краски BI

TAdviser: Как вы пришли к решению о необходимости внедрять блок «Галактика BI»?

Александр Павлють: МАВ использует ERP-систему «Галактика» с 1997 года. За это время мы уже успели ознакомиться с системой, оптимизировать ее, адаптировать к своим условиям. Прошли через обновление (перешли на восьмую версию). На современном этапе на предприятии уделяется особое внимание процессам продвижения нашей продукции. У нас существует функциональный отдел, который занимается продвижением и логистикой, кроме него есть еще профессиональный отдел маркетинга. По мере того, как эти отделы развивались, стало понятно, что им не хватает только лишь тех данных и тех возможностей, которые может предоставить, как выяснилось, «Галактика ERP». Очень много времени у них уходило на сбор и обработку информации. Мы обратились с этой проблемой в «Галактику» и спросили, какой выход они могут нам предложить. Они рекомендовали нам обратить внимание на их новый, только выпущенный тогда продукт «Галактика BI». Так что с блоком BI, мы работаем с осени 2007 года.

Сначала эта программа была для нас слишком «общей», в ней были реализованы стандартные подходы, без учета специфики структуры предприятия и специфики самого ассортимента, там не были отражены наши региональные подходы. Но, как оказалось, программа легко адаптируется, практически как пластилин. В ней заложен очень большой запас прочности, как я думаю – беспредельный, поскольку система может «выжимать» максимум из данных, которые находятся в самой «Галактике». В итоге, все что нам остается – это корректно работать с самой ERP-системой, грамотно и своевременно заполняя ее.

TAdviser: Какие задачи вы сейчас решаете на предприятии с помощью «Галактика BI»?

Александр Павлють: Если сформулировать в общих чертах – BI позволяет нам грамотно корректировать ассортиментную политику, ценовую политику, региональную политику, выстроить товаропроводящую структуру.Цифровизация ТЭК: тренды, перспективы, крупнейшие ИТ-поставщики. Обзор TAdviser 15.1 т

Мало того, у нас есть четкое понимание того, что по мере продвижения вперед у нас есть возможность глубже видеть и прорабатывать проблему в деталях. Тем самым у нас появляется возможность дифференцированно использовать политику продаж. А с другой стороны, политика продаж точечно влияет на проработку различного рода сегментов. Благодаря BI у нас есть возможность видеть в сегментах подсегменты. В сегментах есть, как известно, свои особенности, понимание которых, позволяют нам уже обосновано нести затраты, наделяя дополнительными свойствами материалы для увеличения их потребительских качеств. У нас на предприятии есть своя мощная лакокрасочная лаборатория, и исходя из получаемых нами в BI цифр мы можем в конечном итоге предлагать выделенному сегменту именно то, что будет востребовано там.

«МАВ» сегодня производит более 60 наименований продукции, если брать в расчет разнообразие фасовки, то это количество увеличивается в пятикратном размере, а если еще и брать все разнообразие цветов, то в конечном итоге можно говорить о тысячах ассортиментных позиций. Всего в номенклатурном справочнике за все время использования системы накоплено более 16 тысяч наименований продукции. Управлять этим просто так было бы невозможно, а благодаря BI все встало на свои места.

Например, в BI есть такой подраздел, как складские остатки. Составляя план по выпуску и продаже продукции, мы уже заранее понимаем, какого количества сырьевых компонентов у нас не хватает на складе. Такие данные мы можем получать в рамках месячных и даже годовых планов, это очень удобно. Возможно проследить оборачиваемость товаров по складам, в том числе и региональным.

У нас основой является механизм рецептур. По мере разработки эти рецептуры появляются в «Галактике», и тогда весь процесс снабжения и сбыта становится взаимосвязан. Продавая продукцию, любой ее ассортимент, мы фактически видим, сколько сырья уходит, как это все отражается в себестоимости продукции, как меняется ее цена, например, при ввозе сырья, и так далее.

Мне кажется, что на сегодняшний день эта система может сопровождать бизнес с разными направлениями. Мы, например, и производим продукцию, причем очень широкий ассортимент, и реализуем ее через смешанную сеть - и через собственные склады в регионах, и через дилерские сети. У нас очень много контрагентов. Для их обслуживания разработана логистическая система, которая очень четко должна функционировать. Необходимое для этого условие работа в сети, у нас весь документооборот – в электронном виде, в том числе с дилерами и удаленными складами. Программное обеспечение сплело в себе всю логистическую сеть. Что касается BI, то сейчас мы прорабатываем возможность предоставления удаленного доступа к этим инструментам региональным менеджерам, которые занимаются продвижением материалов и часто находятся в «полях».

TAdviser: Просчитывали ли вы показатели эффективности (ROI и т.п.) отдельно для блока BI? Или же, осознав необходимость внедрения BI-инструментов, вы были готовы на любые затраты?

Александр Павлють: Нет, конечно же, цена была нам не безразлична. Вообще на определенном этапе у нас в развитие ИТ вкладывалось недостаточно средств . И изучая стоимость внедрения BI, мы понимали, что это дополнительная статья расходов, но мы пошли на это. Во-первых, компания «Галактика» сделала нам определенные скидки. Во-вторых, это растянулось во времени, то есть платежи на нас не навалились как снежный ком. Мы нашли с разработчиком общий язык, Скорректировали планы относительно статей расходов. А по мере того, как программа начала работать, убедились, что не ошиблись в ожидаемом эффекте.

Скорость обработки информации, а значит и своевременность принятия решений позволяют нам выполнять все задачи, которые мы себе поставили в 2007 -2009 годах – по перераспределению ассортимента, изменению соотношения продаваемых материалов. Вычленили группы более и менее рентабельных, более и менее перспективных материалов, создали ассортиментные линейки благодаря уже этим возможностям, и теперь можем очень оперативно, как этого требует сложившаяся обстановка, проводить разнообразные корректирующие мероприятия. Поэтому экономический эффект, в конечном итоге, несоизмерим с затратами на ПО.

TAdviser: Потребовалось ли проводить обучение? Что являлось в вашем случае «локомотивом» - пользователей приходилось «дотягивать» до уровня реализованных в системе возможностей, или же систему приходилось «доводить» до уровня запросов пользователей?

Александр Павлють: Наверно, надо развести эти понятия. В «Галактике» заложены все те моменты, которые нам необходимы. Что нужно в конечном итоге любой системе – это отвечать специфике клиента. У каждого из них свои требования. Прибыль считают все, это так. Но у нас, например, в ряде случаев, критериями оценки, выступают свои учетные единицы, свои критерии оценки эффективности работы. Для того, чтобы вести планирование и не создавать дополнительных трудностей сотрудникам, приходилось упрощать какие-то категории, пока они параллельно продвигаются в познаниях.

Например, у нас планы по реализации доводятся в тоннаже. В конечном итоге это позволяет сотрудникам региональных отделов не тратить время на какие-то экономические подсчеты (какой ассортимент выгоднее продавать), это во главе угла, но этим занимается маркетинг, экономический отдел. Все увязано. Каждый четко представляет границы своих полномочий. Поэтому когда план доводится, это уже не отнимает время на дополнительные расчеты, перерасчеты, возможные интриги. Время дорого.

Когда посещаем в компании «Галактика» на семинары и презентации, а это бывает достаточно регулярно, то в процессе рассказа о возможностях ПО мы можем сразу выделить, что именно нам нужно. Задавая непосредственно нам свои вопросы, программисты «Галактики» могут вносить доработки, то есть заложенный потенциал направляется в нужную сторону, в зависимости от пожеланий клиента.

Сейчас у нас на предприятии пользователями «Галактики» являются около 100 человек, из них порядка 20 используют блок BI, это отдел продаж, отдел сбыта, региональные представительства и непосредственно управленцы.

Что касается наших ИТ-специалистов, то сама «Галактика» заинтересована в том, чтобы иметь с нашей стороны квалифицированные кадры. Она всячески этому способствуют, идут нам навстречу. Наши сотрудники неоднократно бывали у них на обучении, от нас ничего не скрывают, охотно делятся любой информацией.

TAdviser: Не рассматривали ли вы возможности перехода на другие информационные платформы?

Александр Павлють: Когда у нас возникают пожелания или сложности, мы совершенно уверены в том, что компания «Галактика» и сама по себе имеет огромный потенциал, у нас нет опасений, что наша «кровеносная система» когда-нибудь остановится. Все очень своевременно и оперативно прорабатывается, находятся ошибки, вносятся предложения. Всегда есть понимание, что любой вопрос решаем. С этой точки зрения нам совершенно нет смысла искать какие-то новые продукты. Что касается оценки затрат или других вариантов, они все равно периодически прорабатываются. Но скорее даже не для того чтобы перейти на другую систему, а чтобы «подсмотреть» какие-то полезные нам вещи - у кого еще что есть.

У нас на предприятии есть необходимость автоматизировать производственный процесс. Мы даже соблазнились в качестве эксперимента использовать для этих целей другие ИТ-продукты, совместимые с «Галактикой». Но когда дело дошло до обсуждения условий и возможностей, то только лишь первое знакомство уже показало, что нам не предложат того что нужно. И по времени это затянется надолго, и у специалистов, которые должны были за это взяться, возникло много вопросов. И, в конце концов, это ничем не закончилось. «Галактика» оправдывает наши ожидания. От добра добра не ищут.

TAdviser: Какие преимущества дало компании «МАВ» использование блока BI?

Александр Павлють: На сегодняшний день мы практически не теряем время на сбор аналитической информации. Она нам предоставляется уже в готовом виде, причем в разрезе тех проблем, которые мы решаем.

«Галактика» позволяет нам оптимизировать и объединить процессы не только управленческого, но и бухгалтерского учета. Сегодня у нас есть уже алгоритм, который координирует эту работу так, чтобы все действовало как единый механизм. Отчетность, которую сегодня формируем, позволяет нам получать соизмеряемые цифры, которые необходимо иметь для формирования себестоимости в производстве, себестоимости в результате продаж, и потом корректировать работу.

Темп движения на рынке стал гораздо выше. На данном этапе наши процессы к этому готовы. Теперь есть возможность без дополнительных временных потерь, связанных с подготовкой, обобщать информацию и подводить итоги работы различных отделов предприятия, а оно у нас достаточно большое, всего на нем работает около 300 человек, и ставить конкретные задачи, исходя из получаемых цифр.

Большое преимущество этой программы в том, что она позволяет поддерживать организационную структуру предприятия, особенно той части, которая непосредственно участвует в продвижении продукции. У нас много разнонаправленных отделов, большая филиальная сеть, они должны быть единым механизмом.

Если вернуться к ассортименту и в целом к рынку, можно сказать, что нам удается видеть их в трехмерном пространстве. Каждый регион развивается себя по-своему, и мы не смогли бы правильно принимать решения, если бы мерили все одним метром. А сейчас у нас получается очень дифференцированно подходить к развитию регионов.

Блок BI обеспечивает гораздо более высокую скорость обработки данных. Сама «Галактика ERP» гораздо медленнее работает, в части формирования различных отчетов. Блок BI позволяет нам быстро получать отчеты за любой период. Это важно и при подготовке к различным семинарам, они у нас часто проводятся. Нам всегда есть что сказать, и в данном случае, это не переливание «из пустого в порожнее».

В одном учебнике по BI мне попалась такая фраза – «если вы не можете это измерить, то и управлять этим не сможете». Сама «Галактика» и ее подсистема BI дают нам возможность соответствовать этому условию. Есть возможность делать процесс подвластным, и не нужно ждать, пока что-то где-то само проявится, «вылезет наружу». Как только мы внедрили BI и адаптировали его, мы минимизировали возможность жить по такому принципу, в ожидании. Теперь нам удается опережать события.