Проект

«ЭСВО» сформировала электронный архив документов на платформе Этлас

Заказчики: ЭСВО

Санкт-Петербург; Машиностроение и приборостроение

Подрядчики: Этлас-Софт (Atlas Soft)
Продукт: Электронный архив Этлас
На базе: Платформа Этлас

Дата проекта: 2018/09  - 2019/02
Технология: СЭД
подрядчики - 580
проекты - 5869
системы - 637
вендоры - 316

20 марта 2019 года компания Atlas Soft сообщила, что «ЭСВО» сформировала электронный архив документов на платформе ЭТЛАС.

Современное развитие цифровизации, затронули все направления авиаотрасли, начиная от авиакомпаний и агентств заканчивая компаниями, которые обслуживают авиационную технику. Появились документы, электронный вид которых является первичным и компании стали нести ответственность за сохранность электронного подлинника.

Проанализировав предложения автоматизации хранения документов на рынке, руководство компании «ЭСВО» сформировало перечень требований к внедряемой системе исходя из текущих трудностей с хранением документов, требований комфортной работы, минимизации затрат на эксплуатацию и безболезненным процессом внедрения. Были предъявлены следующие требования к системе электронного архива:

  • Надежное и защищённое от попыток взломов хранение документов.
  • Гибкий и быстрый поиск среди хранящихся документов, с возможность настраивания параметров поиска.
  • Поддержка работы с юридически значимыми электронными документами.
  • Быстрая автоматизированная загрузка документов из старого архива.
  • Исполнитель должен быть российской компанией, которая готова развивать систему под задачи заказчика.

В ходе внедрения системы была сформирована обновленная структура архива документов компании, был организован автоматизированный импорт документов из ранее существующего хранилища. Настроены карточки и правила автоматического именования и нумерации документов.

К началу эксплуатации в ЭА «Этлас» были переведены договорные и кадровые документы, входящие и исходящие официальные письма, документы по исполнению договоров.

Независимо от того, где находится сотрудник, он получает доступ к документам, необходимым для выполнения своих должностных обязанностей.

В результате внедрения компания «ЭСВО» получила ряд улучшений:

  • Отказ от администрирования папок с документами, разбросанных по корпоративной сети.
  • Значительное увеличение количества документов, переводимых в электронный вид.
  • В разы упростился поиск необходимого документа и связанного с ним пакета дополнительных документов.
  • Стало возможным указание мест хранения физических экземпляров документов, архивы которых находятся в разных местах.
  • Прозрачное представление связей комплектов документов.
  • История изменений документа легко отслеживается.

В дальнейших планах перевод в электронный архив технической документации и корпоративного хранилища знаний.