Проект

Урай НПО-Сервис (Урай нефтепромысловое оборудование-Сервис) (1С:Документооборот 8 КОРП)

Заказчики: Урай НПО-Сервис (Урай нефтепромысловое оборудование-Сервис)

Нефтяная промышленность

Подрядчики: АВК-Система
Продукт: 1С:Документооборот 8 КОРП
На базе: 1С:Документооборот 8

Дата проекта: 2017/08  - 2018/03
Количество лицензий: 130
Технология: СЭД
подрядчики - 594
проекты - 6058
системы - 641
вендоры - 317

Содержание

2018: Внедрение "1С:Документооборот 8 КОРП"

Задачи

С целью создания единой информационной базы всей документации, оптимизации процессов обработки организационно распорядительных документов (ОРД), получения структурированных данных об исполнительской дисциплине возникла необходимость автоматизации процессов делопроизводства и документооборота.

Выбор системы и подрядчика

В качестве информационной системы была выбрана программа «1С: Документооборот КОРП», которой были предъявлены следующие требования:

  • Создание единого хранилища корпоративных документов;
  • Обеспечение возможности коллективной работы над документами;
  • Обеспечение управления и контроля доступа к служебным и коммерческим документам;
  • Автоматизация регистрации и обработка Входящей/Исходящей корреспонденции;
  • Обеспечение средств контроля исполнительской дисциплины;
  • Обеспечение средств оперативного контроля исполнения заданий;
  • Обеспечение возможности электронного согласования ОРД и ознакомления с ней;
  • Обеспечение возможности контроля выполнения поручений и задач;
  • Предоставление инструментов по автоматизации процессов разработки и согласования договоров;
  • Предоставление средств удаленного доступа к системе документооборота предприятия;
  • Обеспечение интеграции с учетной системой «1С: ERP. Управление предприятием 2».

Партнером по проекту была выбрана компания ООО «АВК-Система».

Ход работ

Проект внедрения системы «1С:Документооборот КОРП» подразумевал под собой работу практическими со всеми функциональными разделами системы:

  • Корреспонденция (входящие и исходящие документы);
  • Внутренний документооборот;
  • Договорная деятельность;
  • Файлы;
  • Процессы;
  • Мероприятия;
  • Форум;
  • Номенклатуры дел;
  • Рабочий календарь;
  • Мобильный документооборот;
  • Управление правами и доступом;
  • Интеграция с системой «:ERP».

В результате по проекту были выполнены следующие работы:

  • 1. Установка информационной системы «1С: Документооборот КОРП» на сервер предприятия;
  • 2. Установка платформы 1С на рабочие станции пользователей;
  • 3. Добавлены пользователи в информационную систему «1С: Документооборот КОРП»;
  • 4. Выведены ярлыки доступа к информационной системе «1С: Документооборот КОРП» на рабочий стол пользователей;
  • 5. Специалисты рабочей группы по проекту ознакомлены с основными функциональными возможностями информационной системы «1С: Документооборот КОРП».
  • 6. Информационная система «1С: Документооборот КОРП» наполнена нормативно-справочной информацией;
  • 7. Осуществлена настройка информационной системы «1С: Документооборот КОРП»;
  • 8. Осуществлена настройка бесшовной интеграции с системой «1С: ERP»;
  • 9. Проведено поэтапное обучение пользователей;
  • 10. Разработаны инструкции по работе с системой;
  • 11. Проведена окончательная настройка прав доступа пользователей;
  • 12. Осуществлена консультационная поддержка пользователей.

Процесс внедрения длился с 01.08.2017 по 31.12.2017, далее до 30.03.2018 осуществлялась консультационная поддержка пользователей. Информационная система «1С: Документооборот КОРП» передана в промышленную эксплуатацию 30.03.2018.

Итоги

Внедрение информационной системы «: Документооборот КОРП» позволило:

  • автоматизировать учет официальных документов предприятия;
  • управлять договорной работой;
  • осуществить категоризацию данных;
  • упорядочить и централизовать хранение документов;
  • ускорить информационные потоки ОРД;
  • улучшить исполнительскую дисциплину сотрудников.

Автоматизированы документооборот (ECM), в том числе:

  • Ведение номенклатуры дел
  • Делопроизводство
  • Учет договоров
  • Учет и контроль исполнения поручений
  • Учет и хранение документов

Всего в ходе проекта автоматизировано 130 рабочих мест.

В дальнейшем в "Урай НПО-Сервисе" планируют продолжить сотрудничество с «АВК-система» в рамках информационно-технологического сопровождения.