Топливно-энергетический комплекс Санкт-Петербурга, ГУП (DocsVision (СЭД/ECM-система))
 
Проект

"ТЭК Санкт-Петербурга" ускорил проверку смет в СЭД Docsvision

Заказчики: Топливно-энергетический комплекс Санкт-Петербурга, ГУП

Санкт-Петербург; Энергетика

Продукт: DocsVision (СЭД/ECM-система)

Дата проекта: 2016/11  - 2017/11
Количество лицензий: 10
Технология: СЭД
подрядчики - 513
проекты - 5093
системы - 582
вендоры - 297
Технология: СЭД - Системы потокового распознавания
подрядчики - 275
проекты - 2272
системы - 148
вендоры - 77

Содержание

Команда проекта со стороны ЗаказчикаИнтегратора-Консультанта
не указана
Катков Игорь (Руководитель проекта)

2018: Обновление Docsvision до версии 5.4

29 января 2018 года компания «Диджитал Дизайн» сообщила о завершении очередного проекта для компании ГУП «ТЭК Санкт-Петербурга», в ходе которого специалисты исполнителя обновили СЭД на базе Docsvision до версии платформы 5.4, выполнили архивацию данных в системе и разработали модуль автоматизации процесса работы со сметной документацией.

Главная цель проекта – повышение производительности системы. С момента внедрения СЭД на базе Docsvision объем документов увеличился, а интенсивная работа с большими файлами усложняла и замедляла работу пользователей. В результате перехода на версию платформы 5.4 пользователи отметили увеличение скорости работы системы. Также путем разделения базы данных на оперативную и архивную удалось упростить задачи администрирования: была увеличена скорость выполнения резервной копии и развертывания системы из нее, снижены затраты на хранение резервных копий за счет уменьшения их размера.

Большой объем в общем количестве документов компании занимает сметная документация, которая является важной составной частью перечня документов, обосновывающих целесообразность реализации проекта и его экономическую эффективность. Учет сметной документации – задача непростая. Необходимо принимать во внимание множество нормативно-правовых и законодательных актов. Количество документов, прилагаемых к одному проекту, может достигать нескольких сотен. Очень важна точность в расчетах и быстрота процесса согласования, особенно при строительстве или ремонте объектов теплоэнергетики. При работе с документами вручную повышается риск ошибок, потери документов и затягивания процесса согласования.

До внедрения модуля основным инструментом сотрудников ГУП «ТЭК Санкт-Петербург» для работы с этим видом документов был набор стандартных приложений MS Office и, в частности, Excel. Это удобный инструмент для работы с одной таблицей или списком, но когда их становится, например, 300, то процесс анализа существенно усложняется и замедляется. Поэтому основной задачей внедрения модуля было упрощение процесса проверки суммы общей сметы на соответствие фактическому значению калькуляции и документам, в которых рассчитана себестоимость отдельных работ. Автоматические расчёты позволяют решать эту задачу за несколько секунд, в то время как ранее специалистам сметного управления могло потребоваться на это несколько дней.

2017

Внедрение «АРМ руководителя»

20 июля 2017 года компания «Диджитал Дизайн» сообщила о проекте внедрения «Автоматизированного рабочего места руководителя» в ГУП «Топливно-энергетический комплекс Санкт-Петербурга».

«АРМ руководителя» помогает топ-менеджерам предприятия оперативно принимать решения, формировать поручения и контролировать ход их исполнения, будучи в командировке, на совещании или в пути. Доступ к документам с сервера Docsvision действует через приложение на планшетном устройстве с ОС Android.

«
Мобильные решения становятся незаменимым инструментом для динамичной компании, учитывая объем информации, который нас окружает, и скорость, с которой ее приходится обрабатывать. Приложение помогает не только стать мобильным, но и повысить эффективность своей работы. Все самые важные операции совершаются минимальным количеством действий, все необходимые документы всегда находятся под рукой.

Александр Никитин, начальник отдела по автоматизации рабочих мест ГУП «ТЭК Санкт-Петербурга»
»

«
«Автоматизированное рабочее место руководителя» – это простой и удобный способ взаимодействия пользователя с системой электронного документооборота на платформе Docsvision. Оно легко встраивается в инфраструктуру организации и быстро адаптируется под потребности каждого пользователя. Продукт поставляется как коробочное решение, но может быть доработан с учетом индивидуальных требований заказчика для большей эффективности работы.

Игорь Катков, руководитель проекта со стороны «Диджитал Дизайн»
»

На 20 июля 2017 года приложением пользуются десять руководителей ГУП «ТЭК СПб».

Переход на СЭД Docsvision

«Топливно-энергетический комплекс Санкт-Петербурга» в начале июля 2017 года объявила о завершении переход на систему электронного документооборота на базе российской платформы Docsvision. Ранее в компании функционировала система Documentum. Исполнителем проекта стала компания «Диджитал Дизайн».

Первое знакомство сотрудников ТЭК СПб с СЭД произошло в 2009 году. Выбор был сделан в пользу системы на платформе иностранного производителя. По словам представителей заказчика, за это время требования изменились, нагрузка увеличивалась, скорость и объемы документационного взаимодействия выросли, система перестала удовлетворять требованиям пользователей.

СЭД на базе Docsvision охватила не только функции делопроизводства, но и автоматизировала ряд бизнес-процессов: организацию и управление совещаниями, контроль исполнения протокольных поручений, заявки сотрудников на техпомощь, расходные материалы и др. В самостоятельный большой блок в системе выделена функция согласования конкурсной документации. Эта функция ускоряет процесс работы над документацией для участия в государственных закупках и способствует снижению количества ошибок.

По информации «Диджитал Дизайн», на фоне расширения функциональных возможностей системы стоимость владения отечественным ПО и затраты на его обслуживание стали ниже.

Для «безболезненного» перехода на систему без снижения качества работы в СЭД были реализованы «личные кабинеты» сотрудников — индивидуальное рабочее пространство. Личный кабинет с пользовательским интерфейсом обеспечивает быстрый доступ к необходимой в повседневной работе информации, позволяет просматривать и выгружать отчеты.

«Помимо обновления и функционального усовершенствования системы, перед нами стояли задачи осуществить быструю и качественную интеграцию СЭД в непростой корпоративный ИТ-ландшафт ГУП ТЭК СПб», — рассказал о процессе работы над проектом Игорь Катков, руководитель проекта со стороны «Диджитал Дизайн».

Перед началом работ требовалось выполнить перенос всех данных, накопленных за 5 лет непрерывной эксплуатации предыдущей СЭД — в общей сложности более 1 млн документов. Проведенная специалистами «Диджитал Дизайн» оптимизация инфраструктуры и платформ предприятия позволила создать единое хранилище данных, соответствующее всем требованиям безопасности, при этом использование масштабируемой платформы Docsvision будет способствовать дальнейшему развитию хранилища, полагают в компании. Также в ходе проекта СЭД Docsvision была интегрирована с корпоративными прикладными системами: «1С:Предприятие 8.2», «Электронный архив» и каталог Active Directory.

Сейчас новую СЭД используют сотрудники главного управления ТЭК СПб и четырёх филиалов; ежедневно в системе работают более 800 пользователей, обрабатывается более 1000 резолюций.

«Мы создали универсальную систему, которая позволила заказчику не только решать традиционные задачи канцелярии, но и дополнительно оптимизировать и ускорить бизнес-процессы. Система облегчает управленческую работу, способствует развитию предприятия», — заявил Игорь Катков.
«С Docsvision мы смогли охватить широкий контур автоматизации, добились большей управляемости и прозрачности многих процессов в различных департаментах нашего предприятия. Помимо возможностей непосредственно СЭД Docsvision, мы оценили слаженную и комфортную работу с компанией "Диджитал Дизайн"», — отметил Александр Никитин, начальник отдела по автоматизации рабочих мест «ТЭК Санкт-Петербурга».