Проект

"Газпром нефть" завершила внедрение системы управления документами

Заказчики: Газпром нефть

Москва; Нефтяная промышленность

Продукт: Проекты - СЭД - потоковое распознавание

Дата проекта: 2008/05  - 2014/09
Количество лицензий: 2000
Технология: СЭД - Системы потокового распознавания
подрядчики - 296
проекты - 2552
системы - 160
вендоры - 86

7 октября 2014 года ALP Group сообщила о внедрении системы управления документами в ОАО «Газпром нефть».

Ход проекта

Дмитрий Россихин, директор по качеству и развитию бизнеса системной интеграции ALP Group, поведал: «Внедрение системы управления документами — это часть большого проекта унификации предприятий нефтепродуктообеспечения, который стартовал в "Газпром нефти" в 2008 году. В рамках проекта были введены единые стандарты бухгалтерского и налогового, коммерческого унифицированного учета, планирования и бюджетирования, управления инвестициями, подготовки отчетности МСФО, управления нормативно-справочной информацией».

Перед интегратором стояла задача комплексной автоматизации 14 предприятий заказчика, десять из них на территории России, четыре - в странах СНГ. Система должна включать разработку и внедрение всех учетных систем, а для этого необходимо создать единую автоматизированную систему хранения документов (АСХД).

Цели создания системы:

  • автоматизация процессов обработки первичных бухгалтерских документов в рамках централизации функции бухгалтерского учета;
  • снижение налоговых и финансовых рисков, повышение прозрачности данных, улучшение внутреннего контроля, повышение эффективности процессов;
  • оперативное представление полной и достоверной информации о первичной бухгалтерской документации для принятия оптимальных управленческих решений на всех уровнях управления;
  • снижение сроков закрытия бухгалтерской отчетности;
  • создание единой базы по договорам;
  • подключение подведомственных предприятий к единой корпоративно-информационной системе управления.

К системе подключены 2 тыс. пользователей дочерних и зависимых обществ, в десяти городах.

Этапы внедрения проекта соответствовали классической схеме:

  • концептуальное проектирование,
  • формирование основных бизнес-процессов
  • подготовка ТЗ.

Далее:

  • разработка прототипа системы,
  • демонстрация заказчику решения с последующим устранением замечаний,
  • разработка инструкции для пользователей и администратора системы,
  • обучение пользователей,
  • опытно-промышленная эксплуатация,
  • введение системы в эксплуатацию.

Функционал общих центров обслуживания (ОЦО) — подразделений, которые занимаются подготовкой бухгалтерских документов на местах, начал меняться. В рамках проекта выделено обособленное подразделение, в котором организована система хранения документов и ее взаимодействие с системой планирования и бюджетирования.

Итог проекта

В результате проведенных работ:

  • автоматизированы процессы сканирования, штрихкодирования входящих, исходящих и внутренних документов;
  • составлен и действует маршрут прохождения документов;
  • организован контроль исполнительской дисциплины;
  • налажена система хранения электронных документов, их автоматическая выемка по запросу;
  • автоматизирован процесс формирования и идентификации папок документов.

Система помогает формировать различные отчеты:

  • отчет по контролю создания заявок;
  • сводный отчет по заявкам;
  • отчет об исполнительской дисциплине.

Внедрением системы автоматизирован бумажный поток документов, налажена интеграция с другими учетными системами. За счет автоматизации бизнес-процессов удалось снизить трудозатраты на прием и обработку первичных бухгалтерских документов. Посредством создания единой точки учета и базы данных первичных документов минимизирован риск их потери. Оптимизирован поиск документов по запросам, в том числе от ИФНС. Сформирована общая база договоров.