Проект

Электронный документооборот позволил «Вологодской областной энергетической компании» упростить подключение к электросетям

Заказчики: Вологодская областная энергетическая компания (ВОЭК)

Вологда; Энергетика

Подрядчики: Галактика ИТ СПб
Продукт: Directum (СЭД/ECM-система)
Второй продукт: Synerdocs

Дата проекта: 2017/05  - 2018/09
Количество лицензий: >100
Технология: СЭД
подрядчики - 594
проекты - 6117
системы - 646
вендоры - 319
Технология: ИБ - Средства шифрования
подрядчики - 207
проекты - 707
системы - 363
вендоры - 178
Технология: СЭД - Системы потокового распознавания
подрядчики - 313
проекты - 2799
системы - 168
вендоры - 96

2018: Внедрение Synerdocs

10 октября 2018 года компания Directum сообщила о том, что Вологодская областная энергетическая компания(ВОЭК) перешла на электронный документооборот с физическими и юридическими лицами. Благодаря этому клиенты могут подать заявку и заключить договор на технологическое подсоединение к электросетям в режиме онлайн. Главным исполнителем работ по проекту выступила компания «Галактика ИТ».

Вологодская областная энергетическая компания перешла на электронный документооборот с физическими и юридическими лицами
Вологодская областная энергетическая компания перешла на электронный документооборот с физическими и юридическими лицами

АО «Вологодская областная энергетическая компания» (ВОЭК) – единое предприятие региона, объединившее государственные и муниципальные электротеплосетевые организации. Основная цель организации – обеспечение надежного, безопасного, качественного электро- и теплоснабжения потребителей. Сегодня компания присутствует в большинстве муниципальных образований Вологодской области. С 2016 года в ВОЭК используется единая система электронного документооборота Directum.

Первый этап

В начале 2017 года ВОЭК предоставила своим клиентам автоматизированную информационную систему самообслуживания – личный кабинет абонента, интегрированный с внутренними системами компании (Directum, 1С Бухгалтерия и пр.).

На тот момент в личном кабинете можно было подавать заявки на технологическое присоединение, оперативно получать и отправлять информацию (показания приборов учета, документация по взаиморасчетам и т.п.), обращаться с жалобами. Особенно востребованной оказалась функция дистанционной подачи заявок на технологическое присоединение. За 9 месяцев система обработала более 1 500 заявок, поданных в электронном виде.

Задача – полноценный ЮЗЭДО

Руководство компании понимало, что процесс, в котором из нескольких операций лишь одна (подача заявки) проходит в электронном виде, не является полноценным электронным документооборотом. После рассмотрения заявки клиенту все равно приходилось посещать офис – технические условия, счета на оплату и договор на технологическое присоединение подписывались вручную на бумаге.

Руководство ВОЭК приняло решение развить функциональность системы и организовать внешний юридически значимый обмен неформализованными документами через сервис ЭДО.

«
Проблемы выбора оператора и сервиса не стояло – Synerdocs является «родным» для системы Directum. Интегратора также выбирать не пришлось – наша компания, «Галактика ИТ», внедряла и систему электронного документооборота, и личный кабинет клиента, а также выполняла их интеграцию между собой, поэтому реализация юридически значимого электронного документооборота (ЮЗЭДО) была поручена также нам, – рассказывает Артем Глекель, заместитель генерального директора «Галактика ИТ».
»

С внедрением Synerdocs документооборот стал проще и удобнее для обеих сторон:

  • В личном кабинете клиент может подписать простой электронной подписью (ПЭП) любые документы (запросы, обращения, жалобы, заявки) и передать их в систему Directum через Synerdocs. В то же время происходит автоматическая регистрация абонента в сервисе, если его еще нет в справочнике.
  • ВОЭК может подписать электронной подписью все ответные документы по запросам и передать их из системы Directum в личный кабинет клиента.
  • Приходить в офис за документами клиенту больше не нужно. В личном кабинете ему доступны все документы (письма, договоры, акты и т.п.), подписанные ВОЭК. Там же можно просмотреть их (PDF-файлы с «синим штампом» верификации и валидации Synerdocs), подписать ПЭП и отправить обратно в СЭД компании.

Результаты и планы

За 5 месяцев – с мая по сентябрь 2018 года – через Synerdocs было отправлено более 800 пакетов документов. Но это лишь начало проекта, у компании 3 000 абонентов, и в планах ВОЭК – обмен с клиентами формализованными документами.

«
Опыт «Вологодской областной энергетической компании» – пример того, как бизнес может масштабировать удачные проекты и усиливать эффект от внедрения ИТ-решений, – делится мнением менеджер по работе с ключевыми клиентами Synerdocs Константин Алексеев. – Оценив возможности системы Directum, компания решила пойти дальше – выстроить электронный документооборот с клиентами. И однозначно это решение стало успешным.
»

2017: Внедрение ECM-системы Directum

11 августа 2017 года компания Directum сообщила о внедрении ECM-системы Directum в качестве связующего звена между подразделениями компании ВОЭК в 16 муниципальных образованиях Вологодской области. Куратор проекта — компания «Галактика ИТ».

Задачи проекта

В 2009 году вступил в силу ФЗ №261 «Об энергосбережении», который создал условия и предпосылки для внедрения эффективных решений, реализации крупных инвестиционных проектов, на основе современного программного обеспечения. Для исполнения требований закона ВОЭК создла автоматизированную информационно-измерительную систему контроля и учета электроэнергии. Компания провела реинжиниринг, оптимизацию и автоматизацию бизнес-процессов, внедрила системы электронного документооборота и управления взаимодействием Directum.

Ход проекта

Проект начат в мае 2016 года. В ECM перенесены:

  • управление входящими и исходящими документами;
  • управление организационно-распорядительной деятельностью;
  • контроль исполнительской дисциплины;
  • управление договорами;
  • согласование прочих документов;
  • управление совещаниями.

Итог проекта

На 11 августа 2017 года в системе действуют более 100 пользователей, организовано сквозное взаимодействие в структуре ВОЭК.

«
АО «ВОЭК» полностью удовлетворено качеством программного продукта, сервисами Directum и возможностями масштабирования системы.

Алексей Бажинов, технический директор, первый заместитель генерального директора АО «ВОЭК»
»