Проект

«Вологодская областная энергетическая компания» перешла на электронный документооборот

Заказчики: Вологодская областная энергетическая компания (ВОЭК)

Вологда; Энергетика

Подрядчики: Галактика ИТ СПб
Продукт: Directum (СЭД/ECM-система)
Второй продукт: Synerdocs

Дата проекта: 2017/05  - 2018/09
Количество лицензий: >100
Технология: СЭД
подрядчики - 527
проекты - 5323
системы - 587
вендоры - 298
Технология: ИБ - Средства шифрования
подрядчики - 180
проекты - 567
системы - 315
вендоры - 149
Технология: СЭД - Системы потокового распознавания
подрядчики - 281
проекты - 2358
системы - 151
вендоры - 80

Содержание

2018: Внедрение Synerdocs

10 октября 2018 года компания Directum сообщила о том, что Вологодская областная энергетическая компания перешла на электронный документооборот с физическими и юридическими лицами. Благодаря этому клиенты могут подать заявку и заключить договор на технологическое подсоединение к электросетям в режиме онлайн. Главным исполнителем работ по проекту выступила компания «Галактика ИТ».

С 2016 года в ВОЭК используется единая система электронного документооборота DIRECTUM. В начале 2017 года ВОЭК предоставила своим клиентам автоматизированную информационную систему самообслуживания – личный кабинет абонента, интегрированный с внутренними системами компании (DIRECTUM, 1С Бухгалтерия и пр.). В личном кабинете можно было подавать заявки на технологическое присоединение, оперативно получать и отправлять информацию (показания приборов учета, документация по взаиморасчетам и т.п.), обращаться с жалобами. Особенно востребованной оказалась функция дистанционной подачи заявок на технологическое присоединение. За 9 месяцев система обработала более 1500 заявок, поданных в электронном виде.

Руководство компании понимало, что процесс, в котором из нескольких операций лишь одна (подача заявки) проходит в электронном виде, не является полноценным электронным документооборотом. После рассмотрения заявки клиенту все равно приходилось посещать офис – технические условия, счета на оплату и договор на технологическое присоединение подписывались вручную на бумаге. Поэтому руководство ВОЭК приняло решение развить функциональность системы и организовать внешний юридически значимый обмен неформализованными документами через сервис ЭДО. Для решения поставленной задачи был выбран сервис Synerdocs.

С внедрением Synerdocs документооборот стал проще и удобнее для обеих сторон:

  • В личном кабинете клиент может подписать простой электронной подписью (ПЭП) любые документы (запросы, обращения, жалобы, заявки) и передать их в систему DIRECTUM через Synerdocs. В то же время происходит автоматическая регистрация абонента в сервисе, если его еще нет в справочнике.
  • ВОЭК может подписать электронной подписью все ответные документы по запросам, и передать их из системы DIRECTUM в личный кабинет абонента.
  • Приходить в офис за документами клиенту не нужно. В личном кабинете ему доступны все документы (письма, договоры, акты и т.п.), подписанные ВОЭК. Там же можно просмотреть их (PDF-файлы с «синим штампом» верификации и валидации Synerdocs), подписать ПЭП и отправить обратно в СЭД компании.

За 5 месяцев – с мая по сентябрь 2018 года – через Synerdocs было отправлено более 800 пакетов документов. Как отметили в ВОЭК это лишь начало проекта, у компании 3000 абонентов, и в планах ВОЭК – обмен с клиентами формализованными документами.

2017: Внедрение ECM-системы Directum

11 августа 2017 года компания Directum сообщила о внедрении ECM-системы Directum в качестве связующего звена между подразделениями компании ВОЭК в 16 муниципальных образованиях Вологодской области. Куратор проекта — компания «Галактика ИТ».

Задачи проекта

В 2009 году вступил в силу ФЗ №261 «Об энергосбережении», который создал условия и предпосылки для внедрения эффективных решений, реализации крупных инвестиционных проектов, на основе современного программного обеспечения. Для исполнения требований закона ВОЭК создла автоматизированную информационно-измерительную систему контроля и учета электроэнергии. Компания провела реинжиниринг, оптимизацию и автоматизацию бизнес-процессов, внедрила системы электронного документооборота и управления взаимодействием Directum.

Ход проекта

Проект начат в мае 2016 года. В ECM перенесены:

  • управление входящими и исходящими документами;
  • управление организационно-распорядительной деятельностью;
  • контроль исполнительской дисциплины;
  • управление договорами;
  • согласование прочих документов;
  • управление совещаниями.

Итог проекта

На 11 августа 2017 года в системе действуют более 100 пользователей, организовано сквозное взаимодействие в структуре ВОЭК.

«
АО «ВОЭК» полностью удовлетворено качеством программного продукта, сервисами Directum и возможностями масштабирования системы.

Алексей Бажинов, технический директор, первый заместитель генерального директора АО «ВОЭК»
»