Проект

Алтайский краевой клинический перинатальный центр «ДАР» внедрил СЭД «ДЕЛО»

Заказчики: Алтайский краевой клинический перинатальный центр ДАР

Барнаул; Фармацевтика, медицина, здравоохранение

Продукт: Дело (ЭОС)
На базе: Oracle Database 11g

Дата проекта: 2018/01  - 2018/03
Технология: СЭД
подрядчики - 584
проекты - 5886
системы - 640
вендоры - 317
Технология: СЭД - Системы потокового распознавания
подрядчики - 311
проекты - 2624
системы - 168
вендоры - 96

Содержание

2018

Внедрение Мониторинга документов

Проект на базе продукта Мониторинг документов

Подрядчик - КС-Консалтинг

Внедрение документооборота

Компания «КС-Консалтинг» в начале 2018 года завершила стартовый этап внедрения системы документооборота в одном из медицинских учреждений Алтайского края. Система «ДЕЛО» и ряд дополнительных опций к ней были установлены в административных подразделениях Алтайского краевого клинического перинатального центра «ДАР». Об этом 25 мая 2018 года сообщила компания ЭОС.

КГБУЗ «Алтайский краевой клинический перинатальный центр «ДАР»
КГБУЗ «Алтайский краевой клинический перинатальный центр «ДАР»

Предпосылки проекта

Высокий уровень технологической оснащенности и инновационный подход к оказанию услуг населению медицинского учреждения задали высокую планку требований и к организации процессов на участке административного управления учреждением. Возросший объем документооборота потребовал внедрения современной системы автоматизации. До перехода на СЭД для управления документами в учреждении не использовались специализированные программные продукты – учет производился средствами MS Office. Но рост количества контрольных документов привел к осознанию факта, что для их регистрации и поддержания нужного уровня исполнительской дисциплины требуется прикладное решение, обладающие готовым функционалом для автоматизации основных процессов работы с документами. Из представленных на рынке продуктов была выбрана система «ДЕЛО».

Задачи проекта

Задачи проекта, которые требовалось решить на начальном этапе перехода к современным методам работы с документами, были следующими:

  • автоматизация регистрации основных групп документов с прикреплением к форме учета их электронного образа;
  • обеспечение возможности для лиц, ответственных за контроль, с помощью встроенных в систему инструментов отслеживать выполнение поручений вышестоящих организаций и поручений, вынесенных Главным врачом;
  • возможность оперативного поиска по всей базе зарегистрированных документов по единичным поисковым данным или по их сочетанию;
  • формирование отчетов об исполнительной дисциплине в автоматическом режиме по выбранным параметрам.

Ход проекта

Заказчик приобрел рабочие места СЭД «ДЕЛО», а также дополнительные опции – «Сканирование» и «Мониторинг документов». Система была развернута в учреждении в первом квартале 2018 года. Пользователями стали секретарь приемной и сотрудники общего отдела. После проведения обследования и сбора необходимой информации в базу были внесены: список корреспондентов, внутренняя структура организации, рубрикатор обращений граждан. Для осуществления учета заведены все необходимые группы документов (входящие, исходящие, распорядительные документы, обращения граждан). После окончания внедрения СЭД и завершения процесса обучения сотрудников, специалисты «КС-Консалтинг» разработали инструкцию по работе в СЭД «ДЕЛО», учитывающую особенности документооборота в организации.

Итоги проекта

Все задачи, озвученные заказчиком на старте проекта, были решены в процессе внедрения. Также были учтены пожелания каждого пользователя по индивидуальным настройкам работы в системе. При регистрации документов используются дополнительные настройки системы, позволяющие делопроизводителям максимально облегчить работу по вводу данных. Приложение «Мониторинг документов» служит для уведомления пользователей о событиях в системе (в том числе о наступлении плановой даты исполнения документов) через сообщения, появляющиеся в области уведомлений в панели задач компьютера, даже если СЭД не запущена.