Эффективные решения: Штрихкодирование и управление документами

Продукт
Название базовой системы (платформы): 1С:Предприятие 8.2
Разработчики: Efsol. Системная интеграция. Консалтинг
Отрасли: Логистика и дистрибуция
Технологии: СЭД

Как организовать учет входящей документации от контрагентов и иметь в наличии актуальные редакции документов?

Специалистами ГК «Эффективные решения» был разработан программный продукт "Эффективные решения: Штрихкодирование и управление документами", который позволяет существенно ускорить процесс контроля, проверки и ведения документов в учетных системах на базе «1С». Ввод или поиск документа в учетной системе осуществляется путем сканирования документа сканером. Программа сопоставляет полученный документ с его электронной копией, и вся необходимая информация отображается на экране Вашего компьютера.

Преимущества программы "Эффективные решения: Штрихкодирование и управление документами":

  • Для печати штрихкода не требуется дополнительного оборудования.
  • Сокращается время ввода документов в учетные системы на базе «1C».
  • Исключаются неточности и ошибки.


Контроль возврата первичной документации – один из наиболее сложных аспектов работы бухгалтера, вызывающий массу проблем. Почему же возникают эти проблемы, и как можно их решить?

Работать с документами сегодня, когда программы 1С внедрены практически в каждой компании, стало проще. Однако печатная форма не утратила своего значения. Именно поэтому при составлении и сдачи бухгалтерской и налоговой отчетности важно иметь первичные документы в печатном виде, отсутствие которых может повлечь за собой санкции со стороны налоговых служб.

К сожалению, первичные документы в организациях, часто заключающих договора со сторонними компаниями, нередко теряются или попросту отсутствуют изначально. Примеров тому масса, мы перечислим лишь самые типичные ситуации:

1. Выставление счета без договора. Менеджер по продажам, устно договорившись с клиентом, просто забывает оформить договор и выставляет ему счет, который затем и проверяет бухгалтер. От самого бухгалтера требуется лишь отслеживать денежные операции, а проверять, на месте ли договор или нет, он не обязан. В некоторых случаях это не влечет за собой серьезных последствий. Однако если клиент не выплатил все деньги компании, и с него можно взыскать долг только с помощью судебных разбирательств, отсутствие договора может стать тем камнем преткновения, что позволит суду отказать компании.

2. Не возврат накладных. Когда торговая организация работает с клиентами через посредника (например, через транспортную компанию), накладная отправляется вместе с товаром. Получив товар, клиент должен вернуть документ с подписью и печатью по почте или с помощью курьера (т.к. лично это сделать невозможно). Нередко про эту процедуру покупатели просто забывают, и им необходимо напоминать. Наилучший вариант в этом случае – организация действенной системы контроля документооборота, позволяющая отслеживать не возвращенные или возвращенные накладные после закрытия периода.

3. Изменение данных в счетах-фактурах или накладных. Если клиенту необходимо поменять реквизиты, или вовсе разделить накладную на несколько частей, бухгалтеру приходится тратить куда больше времени. В результате многочисленных изменений на руках у бухгалтера появляется несколько разных редакций одного документа, из которых действительной будет только одна. Определить вручную, какая именно накладная в силе, а какую можно выбросить очень трудно, и велик риск ошибок, когда у клиента оказывается один набор документов, а у компании – другой.

4. Проблемы с покупателями. Если товар не был предоставлен покупателю представителями компании лично, он может заявить о том, что ему ничего не доставили, и потребовать повторной отгрузки. В ответ на просьбу вернуть неоплаченный товар покупатель заявляет, что ничего не получал. Для того, чтобы избежать подобных ситуаций, компания должна хранить первичные документы с подписью и печатью до 5 лет.

Решить проблему контроля движения документов между торговой организацией и покупателем можно несколькими способами.

Рассмотрим наиболее распространенные из них:

1. Назначение специального сотрудника, ответственного за контроль документооборота. Ответственное лицо назначают в торговых организациях, работающих со многими клиентами. В его задачи входит отслеживание первичной документации и ведение базы. В целом, если исключить человеческий фактор, приводящий к ошибкам и недоразумениям, это достаточно эффективный способ контроля. Правда, цена вопроса в этом случае велика: сотруднику необходимо выплачивать зарплату, обеспечивать ему рабочее место и социальный пакет, не говоря уже об оплате налогов. А это – от 30000 рублей в месяц по самым скромным подсчетам.

2. Услуги сторонней организации. Торговая организация заключает договор с обслуживающей компанией, согласно которому последняя контролирует базу первичных документов. К сожалению, в этом случае также не исключен человеческий фактор, и часто могут возникнуть подозрения в халатности. Насколько качественно будет обслуживать компанию сотрудник другой организации, если знает, что за его ошибки или бездействие ему ничего не будет? Кроме того, сами обслуживающие компании должны осуществлять контроль своего документооборота, а делать это нужно наиболее полно и качественно, иначе клиентов привлечь будет трудно. Цена вопроса в этом случае от 5 000 рублей в месяц. Остается риск начисления штрафов от налоговой службы.

3. Использование систем электронных архивов. Во многих современных программах предусмотрены функции хранения и сортировки документации в электронном виде. В архиве можно и структурировать первичные документы по разным признакам, однако добавлять информацию о них (например, о наличии бумажной версии) можно только в качестве комментария. К тому же, если у документа появляется новая версия, сотрудник может забыть внести изменения в архиве, а список бумаг, имеющихся в наличии в печатном виде, придется составлять и просматривать вручную. Цена вопроса – от 30 000 до миллионов рублей, а также отдельный бюджет на сопровождение системы.

Программа «Эффективные решения: Штрихкодирование и управление документами» контролирует движение печатных документов с помощью штрихкодирования, избавляя бухгалтера от необходимости тщательно сверять возвращаемые от клиентов документы с первичными.

С помощью программы можно за долю секунды найти документ в электронном виде и убедиться в его наличии или отсутствии. Кроме того, программа позволяет вносить изменения, формировать отчеты, группировать документы. Все это возможно благодаря присвоению штрихкода каждой редакции документа в печатном виде.

Среди преимуществ данной программы можно отметить следующие:

  • Скорость и простота обработки документов.
  • Возможность одновременной обработки пакета документов.
  • Простой и понятный пользователю интерфейс, что облегчает обучение сотрудников.
  • Абсолютная совместимость с продуктами 1С.
  • Для работы с документами можно использовать сканер штрихкодов, или стандартный офисный сканер, или вообще отказаться от данного оборудования и воспользоваться клавиатурой.
  • Возможность изменения, доработки конфигурации программы в соответствии с требованиями клиента.
  • Низкая стоимость: типовая программа стоит 8000 рублей.

Заострим внимание на том, что только грамотно организованный подход к контролю движения документов может предотвратить многие проблемы с клиентами и налоговой. Как именно организовать систему контроля, зависит исключительно от организации. Любой ответственный руководитель выбирает тот способ, который наиболее полно удовлетворяет его по цене и качеству. Если судить по этим двум критериям, становится ясно, что только система «Эффективные решения: Штрихкодирование и управление документами» является наиболее экономичным и эффективным решением.

Учитывая специфику вопроса, специалисты Группы компаний «Эффективные решения» разработали оптимальный инструмент для контроля документооборота, в чем можно убедиться, оформив заявку на бесплатную демонстрацию.



ПРОЕКТЫ (1) ИНТЕГРАТОРЫ (1) СМ. ТАКЖЕ (1)


Подрядчики-лидеры по количеству проектов

За всю историю
2016 год
2017 год
2018 год
Текущий год

Распределение вендоров по количеству проектов внедрений (систем, проектов) с учётом партнёров

За всю историю
2016 год
2017 год
2018 год
Текущий год

Распределение базовых систем по количеству проектов, включая партнерские решения

За всю историю
2016 год
2017 год
2018 год
Текущий год

  Directum (СЭД/ECM-система) - 986 (804, 182)
  ELMA BPM Suite - 788 (768, 20)
  DocsVision (СЭД/ECM-система) - 589 (543, 46)
  Дело (ЭОС) - 559 (475, 84)
  ТЕЗИС - 256 (255, 1)
  Другие 2733

  ELMA BPM Suite - 60 (58, 2)
  Directum (СЭД/ECM-система) - 43 (16, 27)
  DocsVision (СЭД/ECM-система) - 39 (33, 6)
  ТЕЗИС - 32 (32, 0)
  Syntellect Tessa - 17 (16, 1)
  Другие 213

  ELMA BPM Suite - 139 (138, 1)
  Directum (СЭД/ECM-система) - 90 (28, 62)
  Syntellect Tessa - 56 (56, 0)
  ТЕЗИС - 55 (55, 0)
  DocsVision (СЭД/ECM-система) - 25 (21, 4)
  Другие 140